Finanzas

Cómo estructurar la organización de una oficina de nivel medio

Escrito por sam grover | Traducido por rubén moreno
Cómo estructurar la organización de una oficina de nivel medio

Las compañías financieras requieren de oficinas medias fuertes.

finance image by Christopher Hall from Fotolia.com

Las compañías de finanzas tienen oficinas de contacto, oficinas medias y de apoyo. La oficina media es la oficina asociada con la administración de riesgos, el análisis de deuda y otras áreas que evitan que la firma se involucre en malas inversiones o pierda dinero. También incluye al personal de tecnologías. Sus labores contrastan con los de la oficina "frontal" o de contacto, que se dedica a las ventas y la oficina "trasera" que se dedica a labores administrativas como la contabilidad y el registro de información.

Nivel de dificultad:
Moderadamente difícil

Instrucciones

  1. 1

    Nombra a un contralor financiero. Esta persona administrará la oficina media y reportará directamente al oficial financiero a cargo (CFO) para que pueda tener competencia en la administración de riesgos, habilidades de administración y experiencia. El CFO no es parte de esta oficina sino del equipo ejecutivo, que es una sección separada de la organización. Esto significa que el contralor financiero es el enlace entre los ejecutivos y la oficina media.

  2. 2

    Nombra al personal que trabajará bajo el contralor financiero. Este personal se encargará de organizar equipos de administradores de riesgos o analistas y su estructura depende de su afinidad personal con el contralor financiero, la organización de cada oficina o el tamaño de la misma. Por ejemplo, si tienes un oficina pequeña con únicamente tres administradores de riesgo, en realidad no necesitas que uno esté a cargo de los otros dos. Sin embargo, si tienes 20 administradores, un líder de equipo debe tener la tarea específica para que la comunicación sea más efectiva.

  3. 3

    Establece qué empleados serán parte de la oficina media y cuáles de la parte administrativa. Decidir qué empleados serán destinados a oficina de contacto es bastante claro, pero existe mayor espacio para la interpretación al momento de decidir el personal de la oficina media y administrativa. Por ejemplo, los oficiales de cumplimiento que se encarguen de que tu compañía cumple las leyes y reglamentos pueden estar en la oficina media o la trasera. El dónde los coloques depende de las necesidades y cultura de tu oficina.

  4. 4

    Asegúrate de que hay una clara separación de labores entre las oficinas. Esto es una necesidad clara con respecto a la distinción entre la oficina del frente y la media; no es sabio tener fronteras poco claras entre quien hace las ventas y quien se encarga de administrar el riesgo.

  5. 5

    Asegúrate de que tu oficina media tenga la autoridad ante la del frente. Ya que la oficina media se encarga de la administración de riesgos, deben poder comunicar a la oficina del frente cuándo no hacer una venta y tener además el apoyo del personal de la alta administración.

  6. 6

    Crea procedimientos de registro. Esto es importante para la administración de riesgos porque requieres tener la habilidad de mostrar a los accionistas que estás tomando todos y cada uno de los pasos razonables y necesarios para evitar que pierdan su dinero en malas inversiones.

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