Cómo evaluar la estructura organizacional

La evaluación de una parte individual sólo da un conocimiento parcial de la eficacia de una organización, ya que una buena estructura organizativa adquiere una vida orgánica propia. El conjunto es mayor que la suma de sus partes. Algunas estructuras de organización son más eficaces que otras. Las estructuras de las organizaciones más eficaces funcionan como máquinas, es decir, de manera eficiente y coordinada. En una estructura organizacional de origen humano, el conocimiento mismo crea el poder de la organización para lograr el éxito. Evalúa una estructura organizacional sobre la base de tu éxito en el logro de los objetivos. En primer lugar adquiere conocimiento de las metas de la organización, luego, determina la eficacia y eficiencia de una organización en función del conocimiento para conectar las partes con el todo.

Comprende los objetivos de la organización. Lee los artículos de constitución, los documentos de apoyo crediticio, los informes anuales y los acuerdos de los propietarios de la organización para conocer los motivos de creación de la misma y descubrir por qué es única.

Revisa los planes de expansión de marketing y negocios de la organización, prestando especial atención a las líneas de tiempo y las proyecciones financieras. Identifica los cambios previstos y determina cuándo es probable que tengan lugar.

Una vez que comprendas las metas y los planes, identifica los principales productos o servicios. Lee la literatura de marketing y de publicidad de la organización y revisa sus sitios Web para obtener más información sobre sus productos y servicios.

Averigua todo lo que puedas acerca de los objetivos y los problemas fundamentales de la empresa, e identifica los puntos principales que la organización tendrá que ejecutar bien para tener éxito. Entiende el mercado e investiga otras organizaciones que ofrecen el mismo o similar servicio o producto. Lee revistas y periódicos apropiados de la industria. Busca descripciones y resúmenes históricos de la industria en los números anteriores.

Una vez que tengas una visión general de los objetivos de la organización, planes, productos y mercado, debes saber que los directores, funcionarios y empleados son la clave de la estructura organizativa. Los documentos de configuración original, tales como la escritura de constitución, la documentación de apoyo crediticio, los documentos de oferta de recaudación de fondos (por ejemplo, documentos corporativos SEC-obligatorios) te darán una buena descripción de la gestión, los directores y funcionarios ejecutivos que son fundamentales para el funcionamiento de la organización. Averigua si alguno de los consejeros, funcionarios o empleados en la estructura organizativa no tienen puestos de trabajo bien definidos o claves.

Examina el sistema de comunicaciones de la estructura organizativa. Entiende la jerarquía administrativa que solicita e instrumenta el cambio. Además, considera cuidadosamente las partes físicas de los sistemas de comunicaciones, tales como el servicio telefónico y de Internet entrante y saliente para cada departamento, y dentro y entre departamentos. Identifica las áreas en las que se produce una comunicación clara y efectiva y aquellas en que no.

Revisa los estados financieros de la estructura organizativa, los balances y los métodos de presentación de informes de resultados. Especialmente en organizaciones con fines de lucro, la correcta interpretación de los datos financieros demuestra el éxito de las operaciones y nos dice cómo la organización puede lograr sus metas de manera eficiente y eficaz.

Utiliza diferentes criterios para poner a prueba las estructuras con y sin fines de lucro, las diferentes etapas de desarrollo y los diferentes tipos de organizaciones. Por ejemplo, mostrar un buen flujo de efectivo y una ganancia no es tan importante para una organización sin fines de lucro orientada al servicio y basada en voluntarios, ya que es una empresa de reciente creación que busca la financiación de capital de riesgo. Una estructura de puesta en marcha o ampliación que busca nuevos negocios debe ser más flexible que una estructura estable y bien establecida. Y una estructura jerárquica puede tener menos interacción directa entre la mano de obra y la alta dirección que una estructura matricial.

Existen muchos tipos estructuras organizativas. Todos los tipos de estructuras organizativas, incluyendo la jerárquica, la lineal y de matriz, pueden lograr sus objetivos de manera eficiente cuando el conocimiento adecuado organiza las piezas y los conecta con el todo.