Cómo usar Excel para administrar dinero con flexibilidad

Escrito por ehow contributor | Traducido por daniela laura arjones
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Cómo usar Excel para administrar dinero con flexibilidad
Con Excel puedes crear una planilla de presupuesto para controlar tus gastos. (Tay Jnr/Digital Vision/Getty Images)

Para muchos jóvenes, los presupuestos de la vieja escuela con lápiz y papel simplemente no funcionan. Tenemos la tendencia a usar las tarjetas de débito por compras de US$2 (que se suman rápidamente), vivimos de cheques y ocasionalmente sobregiramos nuestras cuentas de cheques. Incluso con las mejores intenciones, puede ser difícil hacer un seguimiento del presupuesto, y cuando las facturas llegan al final del mes, no siempre coinciden, incluso en el mejor de los presupuestos.

Durante mis estudios de pregrado y postgrado, logré acumular una buena cantidad de deuda de tarjetas de crédito, y mantuve un saldo de ahorro de sólo alrededor de US$300. Finalmente desarrollé mi propia manera de utilizar Excel para realizar un seguimiento de mi presupuesto en "tiempo real" con un mínimo de tiempo y esfuerzo, y usé este método para ahorrar unos cuantos miles de dólares y pagar la deuda . De hecho, ¡debería ser libre de la deuda renovable (tarjeta de crédito ) dentro del año!

A los efectos de esta descripción, voy a asumir que tiene por lo menos un conocimiento básico de cómo usar Microsoft Excel; si no, echa un vistazo a los numerosos artículos eHow sobre el tema. Además, sé que hay muchos trucos y consejos que podría dar para cómo hacer bonita a tu hoja de seguimiento del presupuesto, pero ¿a quién le importa o tiene el tiempo? Esto se trata de obtener el control de tu dinero ¡RÁPIDO!

Hazte un favor si no lo has hecho: administra tu dinero en línea. Regístrate para la banca en línea, pagos de facturas en línea, y depósito directo. Si puedes inscribirte para el pago de facturas automatizado, te ahorrará aún más tiempo. Asegúrate de elegir contraseñas que puedas recordar y cámbialas a menudo.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Necesitarás

  • Computadora
  • Microsoft Excel
  • Acceso en línea a tus cuentas bancarias
  • Una lista de tus cuentas y la fecha de su vencimiento (o se han tomado de tu cuenta bancaria)
  • Una lista de las fechas de tu cheque de pago
  • La cantidad de tu cheque de pago

Lista completaMinimizar

Instrucciones

  1. 1

    Crea y guarda un nuevo libro de Excel. Crea 8 columnas con los siguientes encabezamientos: Mes, Día, Descripción, Guardar, Débito, Crédito, Balance de Cheques, Balance de Ahorros. Pon en negrita los títulos, y usa la función de paneles congelados para congelar la fila superior de manera que siempre la veas en la parte superior de la hoja de cálculo (Sugerencia: busca en la pestaña Ver en Office 2007, o bajo ventana en versiones anteriores). Dale formato columnas D a H como moneda (botón derecho del ratón, las células de formato), y opta por tener importes negativos que aparezcan en rojo. Usa tu vasto conocimiento de Excel para hacer linda tu hoja de cálculo si quieres, pero evita la función de tabla de Excel 2007: ¡es un dolor!

  2. 2

    Escribe el nombre del mes en curso en la primera fila de la columna del mes y escribe el día de hoy en primera fila de la columna del día. Escribe tu Balance de Cheque actual y de Balance de Ahorros en la primera fila de las columnas correspondientes.

  3. 3

    Ahora, introduce las facturas recurrentes (alquiler, pago de coche, seguros, tarjetas de crédito, teléfono celular, etc.) que están surgiendo entre hoy y el próximo cheque de pago, poniendo cada uno en una nueva fila. Escribe la fecha en que realmente envías el cheque para pagar una factura o la fecha en que se debita de tu cuenta corriente. Escribe una descripción genérica de la cuenta (por ejemplo, "Tarjeta Discover") y escribe el monto de la factura en la columna de débito.

  4. 4

    Introduce filas (sin fecha) para el gas, comestibles, y Varios. Deberías haber creado realmente un presupuesto en algún momento, así sabes acerca de la cantidad de dinero que tienes que gastar en estas cosas. Si quieres, puedes dividir en diversas categorías adicionales. Redondea cada monto de la factura a la centena de US$5 o US$10 (por ejemplo, US$70, no US$66).

  5. 5

    Escribe la fecha de tu próximo cheque de pago, descríbelo (por ejemplo, Cheque de Pago) y escribe la cantidad de pago en la columna de crédito. Redondea tu aproximado a pagar con una precisión de US$5 o US$10 (por ejemplo, US$1.025 o US$1020, no US$1028). En la fila siguiente, escribe la descripción de Ahorros y escribe la cantidad que planeas ahorrar de cada cheque en la columna de Ahorros.

  6. 6

    Ahora, introduce las facturas recurrentes que vienen entre este salario y el siguiente, seguido por las categorías Gas, Comestibles, Varios. Luego introduce la cantidad siguiente del cheque de pago, seguida de ahorros. Repite hasta que hayas introducido toda la información para los próximos seis meses; deberías ser capaz de copiar y pegar la mayor parte de esta información para ahorrar tiempo. Anota cualquier ingreso adicional, según sea necesario, escribe la cantidad en la columna de crédito. Asegúrate de escribir el nombre del nuevo mes en el lugar apropiado.

  7. 7

    Ahora que tienes la estructura básica, necesitas introducir fórmulas en las columnas Balance de Cheques y Saldo de Ahorros para que se calcule automáticamente. Para este ejemplo, voy a asumir que tus títulos están en la fila 1, los saldos iniciales están en la fila 2, y tus columnas son A-Mes, B-Día, C-Descripción, D-Ahorro, E-Débito, F-Crédito, G-Balance de Cheques y H-Balance de Ahorro.

    En la celda G3, escribe =G2-D2-E2+F2. Esto restará cualquier ahorro y débito y añadirá cualquier pago a tu balance de cheques.

    En la celda H3, escribe =H2+D2. Esto agregará la cantidad que ahorres a tu Balance de Ahorro.

    Copia y pega estas fórmulas en todas las celdas de las columnas G y H.

  8. 8

    Periódicamente (una vez a la semana o antes/después de compras inusuales) consulta tus saldos bancarios reales y escríbelos en la columna de saldo en la fecha correspondiente. Asegúrate de que todos los elementos de la lista antes de esa fecha ya han salido de tu cuenta; si no, puede que tengas que cambiar una fila hacia arriba o hacia abajo. Si mueves las filas, re-copia o vuelve a escribir las fórmulas en las columnas G y H para asegurarte de que sean correctas.

  9. 9

    Ahora, sólo mira por encima de tus saldos. ¿Tu balance de cheques entrará en números rojos en dos meses? Si es así, ¡necesitas cortar algo! Gasta menos en entretenimiento, comer en Ramen, o como último recurso, reduce la cantidad que estás pagando con tu tarjeta de crédito o de ahorro. ¡Me parece que tener que cortar esos montos de pago me hace realmente repensar almuerzos de sushi! Si sigues adelante en el rojo, es necesario echar un vistazo a tu estado de cuenta para ver dónde gastas excesivamente en tu presupuesto.

    Trata de mantener su saldo de ahorros en más de US$100 en todo momento. Si tienes un poco más, aumenta la cantidad que estás pagando en tu tarjeta de crédito o de ahorro; no dejes simplemente que el dinero se siente allí haciendo un agujero en tu bolsillo, o te lo vas a gastar.

  10. 10

    Elimina los últimos meses, y sigue la planificación con al menos seis meses de antelación. Cuando te acostumbras a este método, serás capaz de planificar de manera realista tus gastos, consultar rápidamente cuando estás gastando demasiado y ajustar de modo que no caigas en la red.

Consejos y advertencias

  • Echa un vistazo a la página web YoungMoney.com para una gran calculadora de rentabilidad de tarjetas de crédito. Usa esta opción para calcular la cantidad que debes pagar en tu tarjeta de crédito para pagarla en una fecha objetiva.
  • Echa un vistazo a Mint.com para informes automatizados y detallados (y gratuitos) en tus patrones de gasto.
  • Asegúrate de que tus fórmulas sean siempre correctas; en caso de duda, vuelve a escribir, copiar y pegar.
  • Asegúrate de que no has olvidado las facturas, y que las cantidades son correctas. Si tu factura de energía viene constantemente en el presupuesto, es necesario ajustar la cantidad o ¡apaga algunas luces!

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