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Cómo usar Excel como base de datos

Escrito por contributing writer | Traducido por franco castro
Cómo usar Excel como base de datos

Tu puedes utilizar Excel como base de datos.

Mucha gente utiliza Excel como una base de datos. El Excel puede ser una forma conveniente para almacenar información como una base de datos, siempre y cuando la información no seas demasiado engorrosa para ser contenida en un formato de hoja de cálculo. Dado que Microsoft Office viene con Excel, utilizar Excel como una base de datos es menos costoso que la compra de software adicional para alojar una.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Instrucciones

    Cómo configurar una hoja de cálculo de Excel como base de datos

  1. 1

    Identifica los datos que desees incluir en la base de datos. Antes de poder crear una hoja de cálculo como base de datos, es necesario saber de qué tipo de información deseas realizar el seguimiento.

  2. 2

    Utiliza la fila 1 como títulos de cada artículo que vas a seguir. Por ejemplo, si tu vas a utilizar el Excel como base de datos para obtener información de contacto, debes incluir nombre, dirección, número de teléfono y otros datos a través de la fila 1.

  3. 3

    Formato de filas 1. Cambia el formato de la fila 1 para separar los encabezados de los datos en tu base de datos. Para ello, haz clic en el número al lado de la fila 1, que pone de relieve a toda la fila. Añade su formato, como negrita, centrado y un fondo gris.

  4. 4

    Congela la fila del encabezado. Utiliza la característica de panel de congelación por lo que los títulos aparecerán siempre en la parte superior de la base de datos. En el Excel 2007, haz clic en el número dos al lado de la fila 2 para resaltar la primera fila bajo los encabezados. Haz clic en la pestaña Vista. Haz clic en Inmovilizar paneles y luego congela la fila superior. En el Excel 2003, haz clic en el número dos al lado de la fila 2 para resaltar la primera fila bajo los encabezados. En la barra de menú, haz clic en Ventana> Inmovilizar paneles.

  5. 5

    Escribe los datos. Utiliza una fila por cada entrada de la base de datos, introduce la información para que coincida con la información del encabezado.

  6. 6

    Ordena los datos en la base de datos. Después de introducir la información en la base de datos, puedes ver los datos en diferentes maneras. Consulta la sección siguiente para obtener instrucciones sobre cómo ordenar los datos en una base de datos de Excel.

    Cómo ordenar los datos en Excel 2007

  1. 1

    Decide cómo deseas ordenar la información. Por ejemplo, es posible que los datos figuren en orden alfabético por el apellido, o es posible que desees ordenar los datos por código postal.

  2. 2

    Resalta los datos en la base de datos. Haz clic en la celda superior izquierda que está a la izquierda de A y por encima de 1. Esto resalta la hoja de cálculo.

  3. 3

    Abre la ventana de Orden. Haz clic en la pestaña de Datos. A continuación, haz clic en el botón ordenar en la sección de ordenar y filtrar. Esto abre la ventana de ordenar.

  4. 4

    Selecciona los datos que desees filtrar. En la columna, selecciona los datos que desees ordenar al lado de "Ordenar por". Si deseas incluir una clasificación secundaria (por ejemplo, nombre de pila en caso de tener más de una persona con el mismo apellido), a continuación, selecciona el título de una segunda clasificación junto a "Luego por."

  5. 5

    Elige el orden de clasificación. Por defecto se ordena alfabéticamente (A a Z) o de menor número a mayor. Para hacer lo contrario, selecciona de Z a A en ese orden.

  6. 6

    Haz clic en OK. La información de la base de datos estará organizada en la forma que indicaste.

    Cómo ordenar los datos en Excel 2003

  1. 1

    Decide cómo deseas ordenar la información. Por ejemplo, es posible que los datos figuren en orden alfabético por apellido, o es posible que desees ordenar los datos por código postal.

  2. 2

    Remarca los datos en la base de datos. Haz clic en el número 2 al lado de la fila 2 para resaltar la fila completa. Manteniendo pulsada la tecla Mayús, haz clic en el siguiente número de la última fila con datos para resaltar todos los datos sin incluir el título.

  3. 3

    Abre la ventana Ordenar. En la barra de menú, haz clic en Datos > Ordenar.

  4. 4

    Selecciona los datos que desees filtrar. En "Ordenar por", selecciona los datos que deseas ordenar. Si quieres incluir una clasificación secundaria (por ejemplo, nombre de pila en caso de tener más de una persona con el mismo apellido), entonces, selecciona el título en "Después de" por una clasificación secundaria.

  5. 5

    Elige el orden de clasificación. El valor predeterminado (Ascendente) es ordenar alfabéticamente o del menor número al más alto. Para hacer lo contrario, haz clic en el botón de radio para seleccionar Descendente.

  6. 6

    Haz clic en OK. Los datos de la base de datos se clasificarán en la forma que tu has indicado.

Consejos y advertencias

  • Si tu base de datos es muy grande, considera la compra de Microsoft Access y exporta tus datos desde el Excel. El Microsoft Access está diseñado para manejar grandes bases de datos que están fuera del alcance de lo que puede manejar el Excel.

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