Cómo usar Excel para la gestión de proyectos

Escrito por chris yokum | Traducido por ehow contributor

La organización de múltiples proyectos de trabajo puede convertirse en una molestia importante a veces. Poder realizar un seguimiento de lo que hay que hacer y para qué cliente es una necesidad. Con el fin de que termines con éxito estos proyectos, tendrás que establecer un sistema simple que te permitirá aumentar tu nivel de productividad. Utilizar hojas de cálculo puede ayudarte en tu proceso de organización. Con unos sencillos consejos, pronto aprenderás a utilizar Excel para la gestión de proyectos.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Necesitarás

  • Computadora
  • Aplicación Excel
  • Datos financieros
  • Lista de proyectos de trabajo
  • Lista de clientes

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Instrucciones

  1. 1

    Recopila una lista de datos del proyecto e ingrésala en Excel. Puedes hacer esto fácilmente tecleando los nombres de tus clientes, proyectos de trabajo y fechas de vencimiento en diferentes columnas. Hacer esto puede ayudarte a mantener todo en orden. No tendrás que tratar de averiguar qué hacer luego. Todos los datos del proyecto estarán al alcance mediante el uso de un programa. Si tienes numerosos proyectos para cada cliente, entonces también considera la creación de múltiples pestañas en Excel. Simplemente haz clic en la pestaña "Sheet" ("Hoja") en la parte inferior de la página y haz clic derecho para cambiar el nombre de la misma. Introduce el nombre del cliente en cada pestaña, junto con los detalles del trabajo del proyecto.

  2. 2

    Rastrea tu proyectos de trabajo disponibles y crea informes organizados de ellos. También puedes dar seguimiento a las últimas modificaciones de los proyectos de tu trabajo. Al introducir las fechas de inicio y de finalización de cada proyecto, podrás descubrir rápidamente si estás a tiempo. Excel te permite trabajar con varias columnas en un documento. Esto te permitirá colocar los datos útiles de trabajo como sea necesario en una herramienta simple. La impresión de los informes generados se puede hacer haciendo clic en el ícono de impresión dentro de la aplicación.

  3. 3

    Colabora con otros miembros de tu equipo mediante el intercambio de los datos introducidos en la hoja de cálculo Excel. Podrás mejorar el enfoque general de los objetivos de tu proyecto. También puedes ayudar a aumentar el nivel de productividad de todo el equipo. En lugar de depender de las llamadas telefónicas o correos electrónicos para compartir ideas, todo el mundo puede acceder a un sitio web que contiene esta hoja de cálculo de gestión de proyectos y hacer los cambios necesarios.

  4. 4

    Gestiona los costes del producto para tu proyecto mediante el uso de Excel. Puedes realizar un seguimiento de cuánto dinero se recibe o se gasta para un proyecto particular. Anota las cantidades en la hoja de cálculo Excel y crea informes de gastos cuando sea necesario. Tus costos de los proyectos quedarán en seguimiento y bajo un ojo vigilante usando Excel como una herramienta de organización. No habrá ninguna sorpresa financiera inesperada siempre y cuando se introduzcan todos los datos necesarios y se mantengan actualizados con regularidad.

Consejos y advertencias

  • Siempre mantén la información actualizada en la hoja de cálculo Excel.

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