¿Cuál es la fecha límite en que un empleador puede expedir un formulario W2?

Escrito por erika duncan bryant | Traducido por maria della cella figueredo
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¿Cuál es la fecha límite en que un empleador puede expedir un formulario W2?
Un empleador puede enviar los formularios W2 electrónicamente.

La temporada impositiva tiene varias fechas y límites para tener en cuenta, como la fecha límite de un empleador para expedir un W2, para presentar los papeles de Seguridad Social, presentar impuestos individuales y más. Cuando las compañías no cumplen con estas fechas límite esto puede generar irritación por parte de los empleados, y en un caso más extremo, costosas multas del IRS (Servicio de Rentas Internas).

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Fecha límite para el empleador para expedir un W2

Según la SSA (Administración de Seguridad Social, por sus siglas en inglés), los empleadores deben tener los formularios sellados el 31 de enero para cada empleado, para su uso en la presentación de impuestos individuales. A menudo los empleados se confunden y piensan que deben recibir los W2 para el 31 de enero, pero este no es el caso. El único requisito es que estén sellados para esa fecha. Los empleados pueden esperar recibir el formulario por correo dentro de dos semanas, hasta alrededor del 14 de febrero.

Fecha límite para el empleador para presentar la información W2 a la SSA

Las compañías deben presentar la Copia A de los formularios W2 a la SSA a fines de febrero, alrededor del 28 o 29, dependiendo de si el año es bisiesto o no, para cualquier dinero ganado el año anterior. Sin embargo, si realizas la presentación de forma electrónica, la fecha límite se extiende hasta el 31 de marzo.

Quién está cubierto

Según la SSA, una compañía debe presentar un formulario W2 para un empleado que reúne uno de los siguientes criterios: si el empleado retiene impuesto a las ganancias, de seguridad social o Medicare; si el impuesto sobre ingresos del empleado hubiese sido retenido si el empleado hubiese reclamado una o menos prestaciones retenidas; si el empleado no ha reclamado la exención de las retenciones del formulario W4. Un W4 es un certificado de exención de retenciones del empleado.

Cómo presentar tu formulario W2

Todos los W2 deben presentarse vía Internet o en papel. De acuerdo a la SSA las cintas magnéticas, los cartuchos o los disquetes ya no se aceptan más. La forma más fácil y rápida también es gratuita y altamente segura. La presentación electrónica alarga la fecha límite de la presentación, ofrece un recibo luego y ahorra tu tiempo. Puedes realizar la presentación electrónica visitando el sitio web de la SSA. También puedes completar un formulario en papel que puedes obtener en una oficina de la IRS o una tienda de elementos de oficina.

Penalidades

Los empleadores que no presenten los W2 a tiempo afrontarán algunas penalidades. Si una compañía no sella el formulario W2 o 1099 al 31 de enero, la IRS puede multar al empleador hasta US$100 por empleado, dependiendo de la duración de la tardanza y los errores y correcciones adicionales.

Según allbusiness.com, las penalidades se complican más si se deben hacer correcciones que aumenten la demora. Presentar un W2 corregido dentro de los 30 días tendrá como multa US$15 por cada uno. Además, si la tardanza es de más de 30 días, pero se recibe antes del 1 de agosto, le costará al empleador US$30 por cada empleado.

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