Formas adecuadas de contestar el teléfono en una oficina de abogados

Escrito por terry walcott | Traducido por maría j. caballero
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Formas adecuadas de contestar el teléfono en una oficina de abogados
Formas adecuadas de contestar el teléfono en una oficina de abogados. (phone 3. image by Alexander Lukyanov from Fotolia.com)

La primera comunicación entre un cliente potencial y un bufete de abogados es por lo general por teléfono, a cargo de una recepcionista. Como resultado de ello, es importante que la recepcionista de la empresa sea profesional y cortés en todo momento. Sin embargo, mantener el profesionalismo a veces puede ser un reto, especialmente para las recepcionistas que contestan un alto volumen de llamadas diariamente. Pero hay ciertos principios que siempre debes seguir al contestar llamadas en una oficina de abogados.

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Entrada de llamada inicial

Toma cada llamada anunciando el nombre de la firma de abogados, identificándote por tu nombre y preguntando cómo puedes ser de ayuda a la persona que llama. Por ejemplo, "Buenos días, esta es la firma de abogados de X y Y, habla Jane, ¿con quién estoy hablando?" Una vez que hayas identificado a la persona que llama por el nombre, pregunta "¿En qué puedo ayudarle hoy Sra. Z" y refiérete a la persona por su nombre durante el resto de la conversación. Tomar notas durante cada llamada puede ser útil, especialmente con respecto a los nombres. Mantén un tono positivo durante la conversación, sé paciente y no pierdas nunca la calma. Evita el uso de jerga, argot o expresiones como "uh huh" y "um".

Identificando las necesidades de la persona que llama

Es muy importante que escuches de cerca a la persona que llama e identifiques sus necesidades y proporciones la información solicitada de una manera clara y concisa. Cada persona que llama está buscando ayuda en la obtención de la información necesaria o encontrar a la persona adecuada con quien hablar.

Dirige la llamada a la persona adecuada en la empresa

Si la persona que llama ha solicitado información que sería mejor que fuera proporcionada por el abogado, informa a la persona que llama que necesita hablar con alguien más y pídele que espere para hacer la transferencia. Ponte en contacto con el abogado al que deseas transferir la llamada, anuncia a la persona que llama, por el nombre, da a conocer el propósito de la llamada y transfiere la llamada si el abogado se encuentra disponible. Ninguna persona debe ser dejada en espera durante más de 45 segundos. Después de 45 segundos, pregúntale al interlocutor si quiere seguir esperando, si le gustaría ser llamado de nuevo cuando un abogado esté disponible o si prefiere volver a llamar más tarde.

Finalizar la llamada

Antes de finalizar cada llamada, pregunta si puedes ser de más ayuda antes de terminar la llamada. Da las gracias a la persona que llama por considerar la firma de abogados. Rara vez es posible que un recepcionista legal convenza a un cliente potencial de contratar a un bufete de abogados, pero es muy fácil para un recepcionista perder un cliente siendo poco profesional, grosero o descortés.

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