Cómo usar la función DSum en Access

Escrito por allison travis | Traducido por juliana star
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Cómo usar la función DSum en Access
Microsoft Access usa la función DSum para calcular la suma de un conjunto definido de campos. (Pixland/Pixland/Getty Images)

Las expresiones de Microsoft Access 2010 son comparables a los campos de fórmula en expresiones de Microsoft Excel, y puedes calcular los totales de los campos en una tabla o consulta usando una función llamada DSum. Esta función se encuentra integrada en Access 2010 y calcula la suma total de un conjunto de valores de campo en un conjunto selecto de registros. Por ejemplo, puedes usar la función DSum en una consulta para calcular las compras totales realizadas por un cliente durante un período de tiempo seleccionado. La sintaxis para esta función es DSum(expresión, dominio, [criterios]).

Nivel de dificultad:
Moderado

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Instrucciones

  1. 1

    Abre tu base de datos de Access 2010. Determina los campos de tu tabla o consulta que necesiten ser totalizados. Los resultados de los campos deben ser valores numéricos para que esta función trabaje adecuadamente. Si estás usando una versión de Access diferente a la 2010, los pasos para crear esta función son similares pero las ubicaciones de las herramientas de software pueden variar.

  2. 2

    Selecciona tu consulta guardada desde el menú de Access o crea una nueva consulta usando el "Asistente de consultas", que puedes encontrar en la pestaña "Otro" del menú "Crear".

  3. 3

    Abre tu consulta en "Vista de diseño" seleccionando dicha opción desde el menú "Vista".

  4. 4

    Haz clic en el botón "Constructor" dentro de la pestaña "Diseño" para abrir la ventana emergente "Constructor de expresiones".

  5. 5

    Pega la siguiente sintaxis de "DSUM" en la ventana del constructor de expresiones: DSum("[Nombre_campo]","Nombre_tabla","[campotexto] = 'Valor' ").

  6. 6

    Selecciona el área "Nombre_campo" de la expresión. En este ejemplo "Nombre_campo" es la expresión y representa el campo en tu tabla o consulta que incluye los valores a totalizar. Reemplaza este texto con el nombre de tu campo.

  7. 7

    Reemplaza "Nombre_tabla" con el nombre de tu tabla o consulta en donde se encuentre el campo. Esta es el área de dominio de la función e identifica el conjunto de registros a evaluar.

  8. 8

    Selecciona "[campotexto] = 'Valor'" para modificar los criterios de la función. Los criterios restringen el rango de datos en el que se ejecuta la función DSum. Por ejemplo, si tu campotexto es Campo2 y tu valor es "10", la función solamente revisará las filas de datos en las que Campo2 es igual a 10. Los criterios funcionan de forma similar a una cláusula "WHERE" en las expresiones de SQL. Puedes omitir esta sección de la función si no es necesaria la modificación de los criterios.

  9. 9

    Reemplaza “[campotexto]” con el nombre del campo que incluya los criterios y "Valor" con el texto o número del criterio.

  10. 10

    Haz clic en "Aceptar".

  11. 11

    Haz clic en "Ejecutar" desde el menú principal para ver los resultados de la consulta. El campo de expresión mostrará el total apropiado de tus campos.

Consejos y advertencias

  • Puedes usar funciones en Access para calcular datos en tablas, reportes y consultas.
  • DSum calcula los valores de los campos antes de que los datos estén agrupados en Access.

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