Cómo funciona una orden de compra

Escrito por patricia hill | Traducido por mariano abrach
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Cómo funciona una orden de compra
La orden de compra es un documento escrito entre el comprador y el vendedor. (Digital Vision./Photodisc/Getty Images)

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¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra es una manera mediante la cual que los negocios y las empresas hacen pedidos de bienes y servicios. A veces se la denomina como una solicitud de compra o simplemente una OC. La orden de compra es un documento escrito entre el comprador y el vendedor detallando productos, servicios y otra información necesaria con respecto a los bienes y servicios que el comprador tiene la intención de adquirir a este vendedor.

¿Quién emite una orden de compra?

Las órdenes de compra son iniciadas por el comprador y por lo general están en formularios pre impresos con numeración única. Dependiendo del tamaño de la empresa, una persona puede ser responsable de iniciar órdenes de compra, como por ejemplo un agente de compra. O varias personas dentro de un departamento de compras pueden compartir la tarea de pedir bienes y servicios.

¿Qué información hay en una orden de compra?

La información proporcionada por una orden de compra puede diferir entre diferentes empresas, dependiendo del tipo de bien o servicio requerido. Sin embargo, la mayoría de las órdenes de compra contienen información sobre los productos y/o servicios solicitados. Esta información puede ser tan detallada como lo desee el comprador. El elemento más importante en relación con una orden de compra, es su número único. Éste se utiliza para rastrear las compras, los pedidos pendientes, los envíos recibidos y las cuentas a pagar. Algunos de los otros datos que figuran en la orden de compra son: la descripción de las piezas o del trabajo, números de serie, cantidad de unidades compradas, costo unitario, costo total, condiciones de pago, formas de entrega, fechas de entrega, condiciones de envío, envío a domicilio, descuentos ofrecidos y pueden incluir información de contacto por si surge una pregunta acerca del pedido.

¿Qué pasa cuando se recibe una orden de compra?

La tecnología actual permite que las órdenes de compra sean enviadas a través del servicio postal, correo electrónico, fax y teléfono. Una vez que un distribuidor de bienes o servicios recibe una orden de compra, se toman las medidas necesarias para completar el pedido. Cuando se envía el pedido generalmente se incluye un formulario de embalaje, haciendo referencia a la orden de compra para que cuando se reciban los bienes, pueda clasificarse como completada. Después de que el pedido se haya completado y enviado (o realizado, si está implicado trabajo), una factura solicitando un pago será enviada por el vendedor hacia el comprador. La factura también hará referencia al número de orden de compra. Tras la recepción de la factura, las cuentas a pagar pueden verificarse y cotejarse con la factura de la orden de compra. El último paso es el pago de la factura por parte del comprador de los bienes y servicios recibidos.

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