Las funciones básicas de un sistema de información contable

Escrito por carol wiley | Traducido por daniela laura arjones
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Las funciones básicas de un sistema de información contable
Los sistemas computarizados de información contable han reemplazado en su mayoría a los libros de papel. (business accounts blank image by Nicemonkey from Fotolia.com)

Un sistema de información contable (AIS por sus iniciales en inglés Accounting Information System) proporciona información financiera sobre la empresa. Esta información ayuda a los administradores a planificar y controlar las operaciones, y proporciona informes a terceros, tales como los accionistas, los acreedores y las agencias gubernamentales.

Partes de un sistema de información contable podrían incluir información financiera, contabilidad de costos, contabilidad de gestión y planificación de recursos empresariales (ERP por sus iniciales en inglés Enterprise Resource Planning). Un AIS bien diseñado ofrece a un negocio una forma coherente de ver y analizar la información financiera y tiene tres funciones básicas.

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Recogen y almacenan datos

Una de las funciones de un sistema de información contable es recoger y almacenar de manera eficiente y eficaz los datos sobre las actividades y transacciones comerciales. El sistema debe capturar datos de transacciones en los documentos de origen, registrar los datos de transacciones en publicaciones para presentar un registro cronológico de transacciones y postear los datos desde publicaciones hasta diarios que los ordenen por tipo de cuenta.

Proporcionan información

La segunda función de un sistema de información contable es proporcionar información útil para la toma de decisiones. Esta información generalmente incluye informes en la forma de estados financieros e informes de gestión.

Proporcionan controles

La tercera función de un sistema de información contable es incorporar controles para garantizar el registro preciso y tratamiento de los datos. El sistema tiene que asegurarse de que la información que sale del sistema sea fiable, asegurando que las actividades comerciales son eficientes y están en línea con los objetivos de gestión, y mantener seguros los activos del negocio.

Tradicionalmente, los tenedores de libros y contadores hicieron el trabajo de los sistemas de contabilidad con la mano sobre el papel, pero hoy en día la mayor parte del trabajo está automatizado con computadoras. Según la Universidad de Maryville, la creación de un sistema de información contable requiere el conocimiento de temas como diseño y desarrollo de bases de datos, análisis de procesos de negocio, aplicaciones de contabilidad, requisitos de control interno, tecnología de la información (IT) de auditoría y requisitos de contabilidad.

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