Funciones de un departamento de compras en los negocios

Escrito por kaylee finn | Traducido por patricia a. palma
Funciones de un departamento de compras en los negocios

Funciones de un departamento de compras en los negocios.

Hemera Technologies/AbleStock.com/Getty Images

Como la base de cualquier negocio, el departamento de compras se encarga de todo lo referente a ordenar los materiales y tratar con los proveedores. Un buen departamento de compras minimizará los costos en los bienes adquiridos, buscará vendedores de productos de calidad y hará un seguimiento de los pedidos desde que se ordenaron hasta su recepción. La calidad del departamento de compras puede tener un impacto significativo en los márgenes de beneficio de una empresa.

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Prevenir la escasez

El departamento de compras es responsable de adquirir los materiales necesarios para la fabricación y el funcionamiento de tu negocio. Para garantizar que la escasez de materiales no afecte la productividad, los departamentos de compras utilizan técnicas tales como tener múltiples medios de abastecimiento. Esto significa que cuentan con varios proveedores que proporcionan los mismos productos. De esta manera, si hay un problema con un proveedor, se pueden aumentar las órdenes hechas a otro para compensar.

Minimizar gastos

El departamento de compras tiene un papel importante en maximizar las ganancias de tu negocio. Este se encarga de comparar precios y negociar con los proveedores para conseguir el mejor precio posible en los bienes necesarios para tu empresa.

Pre-aprobar a los vendedores

La pre-aprobación puede acelerar el proceso de adquisición de las cosas que tu negocio necesita con frecuencia. El departamento de compras evalúa a los proveedores en términos de precio, calidad, opiniones de clientes y el tiempo para cumplir con los pedidos, y crea una lista de los proveedores aprobados.

Hacer seguimiento de los pedidos

Los pedidos se documentan a través de formularios de órdenes de compra, los que especifican información importante acerca de la identificación de los materiales ordenados, así como la cantidad pedida. Estos formularios se utilizan para garantizar que se reciban los bienes solicitados y para realizar un seguimiento del tiempo empleado para entregar las órdenes.

Revisar facturas

El departamento de compras verifica que las facturas que reciben sean exactas antes de pasarlas a contabilidad. Se encarga de comparar las facturas con las órdenes de compra y los bienes que efectivamente se recibieron. Además, examina los cargos adicionales. Esto asegura que la empresa sólo pague por los bienes que efectivamente recibió.

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