Los fundamentos de la contabilidad y la teneduría de libros

Escrito por jared lewis | Traducido por daniela laura arjones
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Los fundamentos de la contabilidad y la teneduría de libros
La presentación adecuada es sólo un aspecto de la contabilidad y las prácticas de auditoría adecuadas. (James Woodson/Digital Vision/Getty Images)

Los empleados de teneduría de libros, auditoría y contabilidad juegan un papel importante en todos los negocios. Realizan un seguimiento y verifican los registros vitales de sus empresas. Las empresas que pasan por alto las tareas básicas de contabilidad y teneduría de libros pueden gastar más dinero de lo que necesitan en diversos gastos. Enseñar y reiterar los conceptos básicos de contabilidad y teneduría de libros a tu personal puede ayudar a evitar errores costosos y gastos innecesarios.

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Manteniendo recibos

Uno de los aspectos más básicos de la contabilidad y la teneduría de libros es mantener un registro exacto de todos los tipos de transacciones que realices. Si tu empresa realiza una compra, obtén un recibo y, o bien deposítalos en la documentación o haz una copia electrónica del comprobante y preséntalo con tus otros documentos electrónicos. Las empresas con la capacidad de analizar y escanear electrónicamente documentos pueden hacerlo fácilmente sin necesidad de crear una montaña de papeleo adicional.

Un artículo de nolo.com señala que debes elegir un sistema de mantenimiento de registros que se adapte a tus necesidades empresariales. No todos los sistemas son iguales, por lo que sopesa los pros y los contras de cada opción.

Manteniendo un libro de contabilidad

Llevar un libro de contabilidad básica de todas las operaciones, incluidos los recibos, puede ayudarte a conseguir una guía en todos tus gastos e ingresos. Un libro mayor presenta un resumen de las transacciones financieras y te ayuda a mantenerte al día con lo que tu negocio hace diaria, semanal o incluso mensualmente.

Publicar en tu libro mayor a menudo para no atrasarte en tu contabilidad y te dejes confundir con una montaña de papeleo. Esto es especialmente cierto si usas un libro de papel. Los libros electrónicos pueden ser mucho más eficientes. Pueden, por ejemplo, ofrecer la oportunidad de registrar transacciones diarias de la caja registradora a tu registro, con la simple pulsación de un botón en lugar de tener que escribirlas de forma periódica.

Generando reportes

Usa un software de contabilidad básica para generar informes financieros regulares para tu negocio. Mirando un libro de contabilidad de una larga lista de operaciones financieras por sí mismas realmente te dice muy poco acerca de tu negocio. Enseñar a tus empleados cómo generar informes básicos de contabilidad para ti sobre una base semanal o mensual te permite ver tu negocio y tu rentabilidad de un vistazo.

Contratando a un profesional

Si estás completamente abrumado por la necesidad de realizar un seguimiento de los gastos y los ingresos, es posible que desees considerar la contratación de un profesional. Muchas pequeñas empresas contratan los servicios de un contador público certificado (CPA por sus iniciales en inglés Certified Public Accountant) o un servicio de contabilidad que mantenga tus libros para ti.

Igualmente tendrás que conservar los recibos y llevar un registro de transacciones básicas, pero un contador profesional puede ayudar a dar sentido a todo y no te costará mucho más de lo que cuesta en tiempo y esfuerzo formar a tu propio personal o hacer el trabajo tú mismo.

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