Cómo gerenciar una Noche de Casino, para recaudar fondos

Nivel de dificultad:

Moderada

Planear la noche de casino

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   Determina qué tipo de fiesta de Casino quieres realizar. Podría involucrar juegos de carta como póker o blackjack, o expandirlo para agregar ruletas, máquinas de monedas u otra cosa que desees. La clave es tener un único "tipo" de evento en mente. Las regulaciones de la ciudad, el condado o el estado pueden establecer los tipos de juegos que puedes tener.

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   Establece un presupuesto y un objetivo para el dinero que quieres recaudar. Es difícil tomar decisiones sobre gastos sin algunos lineamientos. Una vez establecidos, mantente dentro del presupuesto, incluso si eso significa cambiar ciertos aspectos del evento.

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   Elige un tiempo y lugar para la fiesta. La ubicación podría depender del número de gente que planeas invitar, así como también los diversos tipos de juegos que quieres jugar. Ya sea que estés o no sirviendo cena, o simplemente aperitivos, y un bar también tendrán impacto en la elección del lugar.

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   Elige un tema para la fiesta si lo deseas. Por ejemplo, podría ser una noche de apuestas del viejo oeste, una noche en Vegas, una noche de casino mafiosa o cualquier otro tema que quieras. Ten en cuenta que el tema elegido también tendrá impacto sobre la ropa que deberán usar tus invitados.

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   Compra o realiza las invitaciones que encajen con el tema elegido. Si no quieres un "tema" intenta enviar una invitación pegada al frente de una carta de juego. Las invitaciones deberían enviarse no más de 10 días antes del evento.

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   Decide si los invitados tendrán que vestirse como algún personaje. Para algunos, esto agrega diversión al evento. Para una noche de apuestas del viejo oeste, los invitados deberían vestirse como vaqueros y chicas de bar. Para una noche en Vegas, los invitados deberían tener atuendos formales o semi formales. Para una noche de casino con la mafia, los invitados deberían vestirse con ropa de alguna era de entre los años 20 y 50.

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   Decide sobre la decoración del casino. Esto también dependerá del tema elegido así como también de la ubicación del evento.

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   Establece un menú para el evento. Ten en mente, sin embargo, que el foco de la noche deberían ser los juegos; no la comida.

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   Decide si tendrás licor, vino o cerveza. Estos podrían ayudarte a ganar mucho dinero en un evento de caridad o para la iglesia, pero hay temas de seguridad involucrados cuando se sirve alcohol. Adicionalmente, muchas ciudades, condados e incluso estados requieren un permiso para servir alcohol.

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    Determina si la música de fondo es importante. Si lo es, considera mantener la música en linea con el tema. Por ejemplo, para una noche de apuestas del viejo oeste, quizás un pianista es todo lo que precisas. Para una noche en Vegas o casino mafioso, sin embargo, podrías optar por un cantante o una banda.

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    Determina la mejor manera de ganar dinero con el evento. Cobra cierto costo por las fichas o plata para jugar, si aplica. Haz que la máquina tragamonedas acepte cierto tipo de cambio. Cobra la comida, las bebidas o ambas. Si no te funciona ninguna de estas opciones, simplemente cobra una entrada por persona y deja que todo adentro sea gratis. Ten cuidado pues los permisos de la ciudad o condado pueden establecer restricciones sobre ciertos tipos de apuestas. Sigue las regulaciones y los permisos requeridos para evitar que lo cierren.

Coordinar el evento

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   Asegúrate de que la ubicación sepa qué se espera de ella. Algunos lugares podrían proveer mesas y sillas, un sistema de sonido o incluso comida y bebida. Otras pueden no aportar nada, solo el espacio, dejándote a ti como responsable de todo lo demás.

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   Arregla cualquier equipo, muebles y decoraciones que re precisen para el evento. Podría haber organizadores de evento locales o tiendas de alquiler que pueden proveerte la mayoría, si no todas, las cosas que precisas para el evento.

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   Controla las respuestas de asistencia que recibas para asegurarte de que no te pases del número de personas permitidas en el código de incendios del lugar.

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   Sugiere a los invitados en donde pueden conseguir la ropa requerida para el evento, si aplica. Controla todo con anticipación para que los invitados conozcan con anticipación el costo involucrado.

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   Contrata un catering parar proveer la comida y las bebidas establecidas en el menú. Si es necesario, contrata meseros y meseras para el evento. Establece el programa para la noche y detalla los lineamientos necesarios.

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   Realiza los arreglos para la música deseada en el evento. Contrata un intérprete, DJ, cantante o banda según lo desees.

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   Solicita premios para que ganen los invitados. Si el evento es para caridad, muchas tiendas locales podrían darte premios o certificados de regalos a cambio de ser mencionados como patrocinadores. Si el evento es por diversión, elige regalos baratos "temáticos" en las tiendas locales. Compra uno o mas premios para los grandes ganadores de la noche.

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   Encuentra distribuidores para la noche de casino. Podrían ser amigos, voluntarios o profesionales contratados a través de una agencia de fiestas.

Realiza la noche de casino

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   Coloca las decoraciones al menos cinco horas antes del evento. De esa forma, podrás realizar cualquier cambio de último momento.

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   Asegúrate de que la comida y la bebida este lista al menos una hora antes del evento. Mientras los elementos calientes o fríos podrían necesitar mantenerse en recipientes hasta más tarde, los manteles y los elementos de papel deberían colocarse con anticipación.

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   Asegúrate que los premios estén listos al menos dos horas antes del evento. Designa a alguien, si es necesario, para que se encargue de computar los puntos y otorgar los premios.

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   Recibe a los invitados cuando ingresan en el evento. Entrégales un folleto para explicarles las reglas de la noche.

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   Revisa la logística de la noche antes de comenzar las apuestas. Asegúrate de que todos entiendan las reglas y cómo funcionarán las cosas. Presenta cualquier participante clave a los invitados como la persona que les entregará el dinero, el mozo y las meseras.

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   designa a alguien para controlar los diferentes juegos y asegurarse de que nadie se emborrache o se salga de control. Si sucede, ellos deberían ser amablemente sacados del evento para no arruinar la noche para los demás jugadores.

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   Pide que se detengan cuando es preciso comenzar a cerrar. Agradécele a todos por haber ido e invítalos a realizar sugerencias para futuros eventos.

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   Arregla algún tipo de transporte para que lleve a los invitados a su casa cuando estén muy borrachos para conducir. También arregla cómo podrán retirar su vehículo el día siguiente.

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   Ayuda a registrar las ganancias de la noche, si aplica. Asegúrate de que todas las cuentas estén pagas y que el dinero que sobra sea distribuido según lo prometido.

Read this article in English: How to Run a Casino Night Fundraiser