Gestión de proyectos y comunicación

Escrito por julie davoren Google | Traducido por morena parras
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Gestión de proyectos y comunicación
Las herramientas de gestión de proyectos tales como los planes de proyectos comunican la información acerca de los avances de los proyectos. (project plan image by Christopher Hall from Fotolia.com)

La comunicación efectiva es esencial para el éxito de un proyecto. Todas las etapas de la gestión de proyectos requieren un canal de comunicación, el cual debe de ser interactivo y facilitar la distribución completa de la información. De acuerdo a Computerworld, "los diferentes métodos y diferentes niveles de comunicación dependen de la audiencia". Por lo tanto debes considerar tu audiencia y tus canales de comunicación para alcanzar una comunicación efectiva y ejecutar un proyecto exitoso.

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Comunicación efectiva

Para facilitar el intercambio de comunicación hacia tus patrocinadores y organizaciones interesadas, debes de comunicarte efectivamente durante todas las fases del proyecto. Por ejemplo, en las fases iniciales es indispensable establecer una buena comunicación para identificar las expectativas y construir la dinámica del equipo. Durante el ciclo de vida del proyecto, especialmente durante la ejecución, la comunicación a través de reuniones con clientes y el desarrollo de reportes para los patrocinadores es vital. Aún en la etapa final del proyecto es esencial la la comunicación, ya que un proyecto sin retroalimentación no está completo.

Presiones de comunicación

Es difícil alcanzar la comunicación efectiva durante la gestión de proyectos, ya que existen muchas restricciones con el tiempo disponible entre las reuniones y la necesidad de comunicar detalladamente los avances. La misma naturaleza de los proyectos es temporal, por lo que se cuenta con poco tiempo para desarrollar canales de comunicación sólidos entre los miembros. También, durante la vida del proyecto, las partes interesadas pueden cambiar o el balance de poder puede variar entre ellos. Estos cambios requieren una revisión de los canales de comunicación y generan incertidumbre.

Canales de comunicación

De acuerdo a los creadores de la "Biblia de Comunicación de Gestión de Proyectos", el 90% de los proyectos fracasan debido a problemas de comunicación. El uso de los canales inadecuados de comunicación, el exceso de información y la falta de retroalimentación son todas barreras para una efectiva comunicación. Tu correo electrónico que contiene información crítica del proyecto, será fatal si llega al buzón incorrecto o si se pierde en la montaña de correos recibidos. También es posible que el receptor considere que tu correo solamente contiene información de actualización del proyecto. En este sentido tu información relevante puede no conseguir la atención requerida.

Negociaciones en la gestión de proyectos

Dado que la gestión de proyectos requiere relacionarse con diferentes partes interesadas, quienes a su vez tienen tiempo limitado, variados intereses y en algunos casos conflictivos, la negociación juega un rol importante. Estas negociaciones son requeridas, ya que como gerente de proyecto, debes obtener la aprobación de tu cliente antes de la implementación y durante las etapas de la vida del proyecto. Problemas que requieren una negociación incluyen recursos, presupuestos, contratos, alcance, programaciones y las expectativas de las partes interesadas. Una red efectiva de comunicación y una estrategia te ayudarán a facilitar el proceso de negociación. Por ejemplo, si tienes una reputación de desarrollar sólidas estrategias de comunicación, es posible que no necesites largas reuniones presenciales con la gerencia cuando necesites negociar decisiones críticas. Esto puede ahorrar tiempo y recursos preciados.

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