Herramientas para tomar notas eficaces durante una reunión

Escrito por pilar ethridge | Traducido por pei pei
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Herramientas para tomar notas eficaces durante una reunión
Tomar notas eficaces durante una reunión requiere de habilidades multitarea. (meeting image by Thorsten Frisch from Fotolia.com)

Las notas que se toman durante las reuniones -también llamadas minutas-, son útiles no sólo para dar seguimiento a lo que sucedió, sino que también son herramientas indispensables de organización que permiten tener un registro tanto de lo que se habló y acordó, como de lo que se pudo haber pasado por alto. Para tomar notas eficaces, es preciso tener habilidades multitarea, así que tener un "equipo de herramientas" a mano puede resultarte de gran ayuda si eres la persona responsable de tomar notas, pues te facilitará reunir la información más pertinente.

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¿Con papel o sin papel?

Este tipo de notas se pueden taquigrafiar en un simple bloc de notas o también capturar en el procesador de textos de tu computadora durante la reunión. De cualquier manera, recuerda que toda la información se puede pulir después de la reunión y antes de ser aprobada para su distribución. Un paquete de hojas blancas es esencial en tu equipo de herramientas para tomar notas si es que prefieres o si se te indica trabajar a mano. También puedes utilizar una computadora portátil, que resulta ser de lo más práctica cuando acudes a reuniones fuera de la oficina.

Usa una grabadora de sonidos

En "Taking Minutes of Meetings" ("Tomando notas durante las reuniones"), la autora Joanna Gutmann explica que la toma de notas efectivas requiere la habilidad de escuchar y asimilar la información al mismo tiempo. La persona que toma apuntes puede llevar una grabadora de audio portátil con el fin de capturar la conversación tal y como sucede. Esta grabación puede ayudarte a resumir el contenido importante más adelante, sobre todo si te confundiste en las notas escritas o si por alguna razón, tus apuntes no son claros. Antes de hacer una grabación en audio de la reunión, pregunta en tu compañía u organización si el protocolo de confidencialidad te permite hacerlo. Esto te ayudará a evitar cualquier posible problema legal.

Guíate con la agenda

Tener una copia de la agenda de la reunión como parte de tu equipo para la toma de notas será muy útil. Este recurso te proporcionará una guía para la reunión y también te ayudará a estructurar la información que incluirás. El hecho de proporcionar copias de la agenda antes de la reunión permitirá que los asistentes progresen en los temas a medida que surgen los problemas. En general, la agenda guiará el flujo de la reunión. Esta secuencia te ayudará a mantenerte organizado y a trabajar de manera eficiente mientras tomas las notas pertinentes, además de que te permitirá realizar búsquedas de información en un proceso lógico en vez de vagar sin dirección por el contenido.

Ayuda extra

Por si acaso, tu equipo de herramientas para la toma de notas debe incluir bolígrafos o lápices adicionales y hojas de papel en blanco. Si toda la tecnología falla, estos artículos asegurarán que aún podrás seguir al pie el progreso de la reunión. Por otro lado, ten en cuenta que si trabajas con grandes volúmenes de información, puedes solicitar un asistente. Si hay dos personas encargadas de la toma de notas en una misma reunión, al final tendrán información detallada e imparcial.

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