Computación y electrónica

¿Qué es una hoja de cálculo y cómo funciona?

Escrito por amrita chuasiriporn | Traducido por daniel gómez villegas
¿Qué es una hoja de cálculo y cómo funciona?

Puedes hacer tus datos visualmente interesantes utilizando una hoja de cálculo.

Stockbyte/Stockbyte/Getty Images

Si necesitas organizar una gran cantidad de datos de manera significativa, usar una hoja de cálculo puede ser de gran ayuda. Una vez que hayas organizado los datos de la manera que lo deseas, puedes mostrarlos como gráficos o tablas como ayuda visual en las presentaciones. También tienes el control completo sobre cómo los datos se muestran al imprimirlos. Utiliza la opción "Vista preliminar" para ajustar con precisión la forma en que la hoja de cálculo se mostrará cuando se imprima.

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Acerca de las hojas de cálculo

Una hoja de cálculo se compone de columnas identificadas con letras y filas marcadas con números. Cada unidad en la hoja de cálculo se denomina celda y cada celda es direccionada con coordenadas que vienen de la información de la columna y la fila, como "celda A3" o "celda G25". Utilizando este diseño básico, se puede introducir y analizar una gran cantidad de datos, tanto alfabéticos como numéricos. Las hojas de cálculo se utilizan principalmente en el manejo de una gran cantidad de datos numéricos, aunque algunas personas pueden también utilizarlas para otros propósitos de organización de datos, como el seguimiento de la información de contacto de grandes grupos.

Introducir datos

Para introducir datos en una celda, simplemente haz clic en la celda una vez con el ratón, luego comienza a escribir. Verás que los datos aparecen a medida que escribes, al igual que lo haces cuando utilizas un programa de procesamiento de textos. Para pasar a la siguiente celda, puedes hacer clic en la siguiente celda con el ratón o utiliza la tecla "Tab" del teclado. Si introduces una gran cantidad de datos en la hoja de cálculo y, luego te das cuenta de que debes incluir una columna adicional o consecutiva, la mayoría de los programas de hojas de cálculo te permitirá insertar una columna o fila a voluntad. También puedes eliminar columnas o filas, o simplemente ocultarlas si la información te será útil más tarde, pero no es necesario ver esto ahora mismo.

Aplicar formato a datos

Si has utilizado un programa de procesamiento de texto antes, estás familiarizado con el formateo de texto. Las hojas de cálculo te permiten hacer lo mismo con todos los datos que introduces en ellos. Dado que, las filas y las columnas de datos pueden ser confusos, puedes utilizar colores de fuente y colores de fondo para llamar la atención a diferentes partes de la hoja de cálculo. También puedes cambiar las fuentes, tamaños de texto, y usar texto en negrita, cursiva o subrayado para hacer tu punto. En algunas ocasiones, puede que te resulte útil fusionar celdas juntas. Por ejemplo, si tienes una amplia tabla de cifras que se suman, es posible que desees que las celdas de la parte inferior sean una sola celda que dice "TOTAL" en negrita.

Fórmulas

Introducir datos en una hoja de cálculo te ayuda a mantenerte organizado. Las hojas de cálculo pueden hacer ecuaciones matemáticas para ti también. Como un simple ejemplo, piensa en tu chequera. Puedes escribir toda la información en una hoja de cálculo que normalmente se escribe en tu chequera: una columna para el nombre de la cuenta, la cantidad de dinero que se suma o se resta de tu cuenta y el total acumulado de lo que hay en tu cuenta corriente. Utilizando una simple fórmula "SUM" en la parte inferior de la hoja de cálculo, todo lo que tienes que hacer es escribir una entrada por cada tarjeta de crédito o débito, y la celda "SUM" mantendrá una cuenta corriente de exactamente lo que está en tu cuenta corriente. Las fórmulas se basan en las coordenadas de celdas que se utilizan para suministrar datos. Por ejemplo, para escribir una fórmula "SUM" de los contenidos de la columna D, escribe "=SUM(D1:D6)" o cambia los datos en las celdas o cuantas celdas de datos hayas escrito en la columna D. No importa cómo los datos en las celdas cambian, la celda en que has escrito la fórmula mostrará la cantidad correcta. Esa es la belleza de las fórmulas, y una gran parte de la belleza de las hojas de cálculo.

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