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Cómo hacer una hoja de cálculo de reducción de costos y evasión

Escrito por karen myers | Traducido por laura de alba
Cómo hacer una hoja de cálculo de reducción de costos y evasión

Usa la computadora para registrar los ahorros fuertes y suaves.

Stockbyte/Stockbyte/Getty Images

Crear una hoja de cálculo de registro para colocar los ahorros en costos y la elevación de costos le permite a su organización reporta con precisión los ahorros "fuertes" y "suaves". Los ahorros fuertes se muestran como un costo menor cuando se compara con un año previo. Los ahorros suaves son menos tangibles y pueden incluir la negociación de un incremento menor en un costo de un proveedor o entrenamiento "gratuito" que viene con una tasa de interés. Desarrollar una hoja de cálculo para rastrear los ahorros es crítico para proveer incentivos a aquellos responsables de las compras.

Nivel de dificultad:
Moderado

Necesitarás

  • Programa de hoja de cálculo
  • Gastos de operación del pasado
  • Contratos

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Instrucciones

  1. 1

    Agrupa los gastos de operación en categorías lógicas. Las categorías pueden ser por tipo, como agrupar todas las utilidades juntas. Si hay múltiples empleados responsables de las compras, agrupa los cargos por persona responsable.

  2. 2

    Escribe en el título "Gastos" en la primera celda de la hoja de cálculo. Debajo, ingresa al nombre de una categoría, después enlista los nombres de los gastos en las celdas de abajo. Repite para cada categoría.

  3. 3

    En la siguiente columna, escribe el título "Actuales" y el año. Debajo de ello ingresa los dólares gastados en la celda a la derecha de cada nombre del gasto. Etiqueta la siguiente columna como "Ajustes" e ingresa cualquier incremento o disminución contractual en el mismo gasto para el que aplique. Etiqueta la siguiente columna como "Punto de referencia" e ingresa una fórmula para multiplicar las cantidades Actuales por uno más el ajuste: (Actuales * (1 + Ajustes)).

  4. 4

    Identifica la cantidad de artículos producidos el último año y la producción planeada para el siguiente año. En la parte superior de la siguiente fila, escribe "Por unidad". Para todos los gastos aplicables tales como material y fuerza laboral, ingresa una fórmula para ajustar el punto de referencia a las nuevas cantidades: (Punto de referencia/Cantidad último año*Cantidad este año).

  5. 5

    Escribe en "Actuales" y el año actual hasta arriba en la siguiente columna y déjala en blanco hasta que las cantidades de gastos actuales sean conocidas. Titula a la siguiente columna como "Diferencia". Para cada gasto, ingresa una fórmula que reste el gasto actual de este año del número en la columna de punto de referencia.

  6. 6

    Después de cada categoría, inserta dos líneas en blanco. En la primera línea, escribe en "Subtotal". En la siguiente celda, escribe una fórmula para sumar todos los gastos en esa categoría y cópiala a lo largo de todas las columnas en la hoja de cálculo. Después de la última categoría, escribe "Total" en la primera columna y en la celda junto a ella, ingresa una fórmula para sumar todos los totales de categoría juntos. Copia esto a lo largo de todas las columnas en la hoja de cálculo.

  7. 7

    Ingresa los gastos como están firmados los nuevos contratos o las facturas actuales son recibidas. Ingresa filas adicionales para nuevos gastos o para ingresar los ahorros de la evasión de costos.

Consejos y advertencias

  • Mejora la propiedad total de los costos decidiendo por adelantado que ahorros serán recompensados. Las decisiones clave incluyen si los empleados serán recompensados en ahorros netos por todos sus gastos y por manejar ahorros intangibles que impacten en otra categoría.
  • La columna de ajuste también se puede utilizar para establecer colocar el porcentaje de ahorros diseñados para cada categoría creará metas de referencia para cada gasto.
  • Asegúrate de incluir las mejoras en los procesos que den como resultado gastos de operación menores o una reducción en las horas de trabajo.

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