Cómo implementar un sistema ERP

Escrito por dennis bortolus | Traducido por enrique pereira vivas
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Cómo implementar un sistema ERP
Un ERP debe ser aplicado por equipos multi-funcionales. (team image by AGITA LEIMANE from Fotolia.com)

ERP son las siglas de planificación de recursos empresariales (por sus siglas en inglés), una metodología similar a una pieza de software. Un software ERP está diseñado para organizar las aplicaciones de negocio bajo una única plataforma integrada. Las aplicaciones suelen incluir finanzas, nómina, procesamiento de pedidos y otras herramientas de "apoyo" para realizar transacciones comerciales. Los sistemas ERP ayudan a la gestión en que los datos pueden ser fácilmente adaptados a los objetivos y se pueden seguir para apoyar la toma oportuna de decisiones. Los atributos importantes de los sistemas ERP son: la integración, la estandarización y el intercambio de información.

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Difícil

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Instrucciones

    Implementación de un ERP

  1. 1

    Crea un plan de proyecto de alto nivel y una estrategia de implementación del módulo. Aquellos módulos con el mayor número de puntos de integración deberían, a menos que las necesidades del negocio de otra manera lo dicten, ser los primeros en configurar.

    Ejemplo: El libro mayor toca muchos otros módulos. La implementación de módulos con muchos puntos de contacto primero puede ahorrar el trabajo posterior.

  2. 2

    Construye un equipo de proyecto que represente a todas las áreas funcionales y las múltiples divisiones de la organización. Haz que el equipo diseñe su propia estructura, liderazgo y principios de funcionamiento de manera que todo el mundo utilice el mismo formato de presentación de informes, seguimiento de problemas y otros métodos de realización del trabajo.

  3. 3

    Revisa la política de la empresa, las reglas del proceso y los requisitos de información. Durante esta fase, trata de diseñar procesos más eficientes e identifica las áreas problemáticas actuales. Estos se utilizarán en fases posteriores de la implementación. Actualiza tu plan del proyecto para incluir más detalles.

  4. 4

    Realiza un análisis de Ajuste/Brecha, que consiste en configurar el nuevo sistema y el procesamiento de las transacciones, para medir qué tan bien cumple con los requisitos señalados en el paso anterior y lo bien que coincide con los procesos eficientes que imaginaste durante la revisión del proceso actual. Identifica las personalizaciones como las interfaces y los informes necesarios para soportar los requerimientos que no se cumplen en el sistema de entrega.

    Toma decisiones de configuración y rellena las tablas del sistema de cimentación de configuración (códigos, reglamentos y otras configuraciones). Añade datos de la muestra de modo que el sistema pueda actuar como un prototipo para proporcionar una herramienta de prueba inicial para validar el diseño.

    Actualiza el plan del proyecto con más detalle.

  5. 5

    Diseña interfaces, reportes, personalizaciones y los procesos de conversión de datos que descubras en la fase de Ajuste/Brecha. Crea especificaciones que puedan ser entregados a los desarrolladores en la siguiente fase. Crea escenarios para probar el sistema.

    Actualiza el plan del proyecto con más detalle.

  6. 6

    Escribe programas definidos en el paso anterior. La codificación de los programas incluye tener el desarrollador "Unit Test" junto con el usuario funcional que define los requisitos y escenarios de prueba.

    Define los nuevos procesos modelados después de los procesos eficientes diseñados en los pasos anteriores, pero que encajen con los procedimientos inherentes al nuevo sistema. Utiliza los nuevos procesos y procedimientos del sistema para construir formación y documentación.

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    Prueba el sistema completamente. En primer lugar, realiza "pruebas de integración", un conjunto de pruebas que realiza tantos escenarios como sea posible en los ciclos de vida completos utilizando todas las aplicaciones y módulos juntos para asegurarte de que funcionen como debieran y funcionen juntos.

    En la siguiente etapa haz una prueba de los ciclos para duplicar los sistemas actuales y compara los resultados para asegurar que éstos sean los mismos, o si son diferentes, debe haber una buena razón. Esta fase se refiere a menudo como "pruebas en paralelo".

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    Capacita a los empleados y a los otros usuarios tanto en los procedimientos del sistema y las nuevas reglas de proceso. Prepara a toda la organización y haz que los vendedores y los clientes sean conscientes de los cambios y cómo cada uno se verá afectado.

  9. 9

    Implementa el sistema y monitorea el desempeño, la precisión y la fiabilidad. Este paso será continuo e incluye el soporte del usuario y la aplicación de actualizaciones y parches suministrados por el proveedor.

Consejos y advertencias

  • Recuerda siempre que estás implementando nuevos procesos de negocios. El software es sólo un instrumento al servicio de los procesos de negocios.
  • No subestimes la importancia de las personas que trabajan en equipos multi-funcionales para el éxito del proyecto. Las fallas de implementación de un ERP se atribuyen más a menudo a la gente que a la tecnología.

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