Cuál es la importancia de la administración de registros en la oficina

Escrito por wanda thibodeaux | Traducido por antonella iannaccone
Cuál es la importancia de la administración de registros en la oficina

Una pobre gestión de registros puede dejar a los empleados enterrados en los datos.

Jupiterimages/Brand X Pictures/Getty Images

Las empresas realizan un seguimiento de la información sobre sus clientes y las transacciones con el fin de hacer negocios también. Por esta razón, la administración de registros es una prioridad en muchas oficinas de empresas. La gestión de documentos está en constante evolución con el cambio de tecnología, pero las razones por las que éstos son importantes para una empresa permanecen estáticas en el tiempo.

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Seguridad

Los documentos comerciales contienen todo tipo de información sensible, como contraseñas, números de la Seguridad Social y los datos de la cuenta. Tener estos datos seguros para proteger los intereses del cliente y de la empresa requiere que una empresa tenga una idea de qué datos existen y en qué forma. Con una buena gestión de registros, los sistemas de seguridad se pueden actualizar según convenga a los datos que la empresa tiene.

Eficiencia

Una gestión de registros adecuada significa que los trabajadores no tienen que pasar tanto tiempo buscando y usando los datos. Por ejemplo, un empleado que debe basarse en un sistema de archivo desorganizado impreso puede tener que recuperar físicamente los archivos de almacenamiento, mientras que un empleado que se basa en un sistema de registros electrónicos podría ser capaz de acceder al expediente requerido en cuestión de segundos utilizando sólo unos pocos comandos de teclado en un programa de software. Este aumento de la eficiencia en última instancia se traduce en un mayor número de transacciones. Eso, a su vez, por lo general resulta en mayores ingresos y beneficios para la empresa. Desde la perspectiva del empleado, el aumento de la eficiencia significa menos estrés y mejor disfrute del trabajo.

Recursos

Los registros gestionados pobremente gastan recursos. Por ejemplo, si los empleados no pueden encontrar un documento, es posible que tengan que crearlo de nuevo. Pierden el tiempo, tinta y papel de hacer esto, ya que a pesar de que pueden ser capaces de continuar con el trabajo de inmediato con la nueva copia, no eliminan la necesidad de disponer de la copia antigua y obsoleta. Dado que prácticamente todos los recursos en una oficina tienen un costo asociado, esto puede significar un problema financiero para una empresa. Por el contrario, un buen sistema de gestión de registros utiliza una cantidad mínima de recursos, reduciendo los costos operativos.

Responsabilidad

Todos los registros proporcionan evidencia de un evento empresarial o personal. Con un sistema de gestión de registros bueno, es fácil probar lo que la compañía está haciendo y con qué propósito. Esto puede hacer toda una diferencia cuando una compañía busca nuevos accionistas, préstamos o licencias de negocios. En el caso de una empresa que se encuentra con problemas legales, un sistema de registro eficiente permite a la compañía rápidamente reunir la documentación para una defensa suficiente. También alerta a los trabajadores de la empresa para violaciones de las políticas o actividades fraudulentas. En otras palabras, un buen sistema de registros mantiene una empresa responsable.

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