La importancia del presupuesto de referencia en un proyecto

Escrito por bert wylen | Traducido por rubén moreno
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La importancia del presupuesto de referencia en un proyecto
Un presupuesto de referencia ayuda a medir el desempeño en la administración de un proyecto. (number background image by kuhar from Fotolia.com)

Un presupuesto de referencia desglosa los costos esperados e un proyecto. Un proyecto bien administrado incluirá un presupuesto de referencia para que el avance pueda ser comparado con las expectativas. Un presupuesto de referencia típico incluye elementos individuales bajo las dos grandes categorías de "materiales" y "trabajo". Un presupuesto de referencia frecuentemente incluye una planificación con tiempos.

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Elementos del presupeusto

Un presupuesto de referencia debe incluir costos directos, indirectos, posibles contingencias y ganancias esperadas. Los costos directos incluyen materiales, trabajo y equipo. Los costos indirectos incluyen gastos por renta de oficinas para la dirección y el personal no directamente involucrado con el proyecto, así como costos de teléfonos, papelería, sellos postales, viajes, impuestos y cuotas.

Transparencia

Apegarse a un presupuesto estimula la creatividad. Cuando los miembros de un proyecto trabajan bajo el supuesto de que el dinero no es problema, tienden a gastar de más en la solución de problemas en lugar de buscarles soluciones creativas.

Cambios en el presupuesto de referencia

El presupuesto de referencia para un proyecto puede cambiar por dos razones. El enfoque del proyecto puede expandirse, exigiendo elementos del presupuesto nuevos o más costosos. Durante la vida de un proyecto, una o más tareas puede haber sido subestimada y el presupuesto debe ser actualizado.

La importancia del presupuesto de referencia en un proyecto
El presupuesto de referencia puede ser ajustado. (piggy bank image by pershing from Fotolia.com)

Sobrepasar el presupuesto

Evaluar el progreso en un proyecto comparándolo con el presupuesto de referencia permite a la organización la oportunidad de cambiar el enfoque de un proyecto o renunciar a él. Un proyecto con grandes desbordamientos en sus costos puede exponer la existencia de una debilidad en la estimación original de las ganancias potenciales o una debilidad en el administrador del proyecto. Sin el presupuesto de referencia, es imposible medir el éxito o fracaso de un proyecto.

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