La importancia de marcar las tarjetas de entrada y salida al empleo

Escrito por grace ferguson | Traducido por pilar celano
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La importancia de marcar las tarjetas de entrada y salida al empleo
Utiliza el reloj de forma adecuada para garantizar el pago correspondiente. (Time to work, clock-face and money background image by Nikolai Sorokin from Fotolia.com)

Para llevar un seguimiento del tiempo de trabajo de sus empleados, los empleadores suelen implementar diferentes métodos. Uno de los más comunes —en especial, para quienes trabajan por hora— es el reloj, que requiere que el empleado introduzca una tarjeta de tiempo. Esto es fundamental en el momento de procesar el salario.

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Requisito

De acuerdo con el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos, el empleador puede utilizar el sistema de control de tiempo que desee, siempre y cuando sea preciso y completo. Por lo tanto, el empleador no está obligado a utilizar un reloj. Por ejemplo, puede utilizar hojas de horario, que los empleados deben completar y entregar a sus supervisores para que las prueben.

Consideraciones

El sistema de reloj permite cierto grado de precisión. Cuando el empleado marca el ingreso y la salida, el reloj crea los agujeros en la tarjeta. Como consecuencia, cuando se aplican cambios a mano en la tarjeta, es difícil esconderlos. Aun así, los empleadores deben cuidarse de que los empelados no pasen las tarjetas de sus compañeros.

Impacto del procesamiento

Si el empleado no pasa la tarjeta de forma adecuada, se pueden producir retrasos en el pago mensual o imprecisiones en los registros de tiempo. Por ejemplo, imaginemos que pase la tarjeta cuando ingresa y cuando se va a almorzar, pero olvida hacerlo cuando regresa del almuerzo y cuando sale al final de la jornada. En ese caso, el empleado o su supervisor tendrán que afirmar qué significan esas marcas en la tarjeta, que pueden o no ser correctas. Una vez que la tarjeta alcanza a la persona encargada del cálculo de los salarios, esta perderá tiempo calculando las horas de la tarjeta. Leer entradas escritas a mano o cambios puede ser difícil, en especial si la letra es ilegible. Si el empleado pasa la tarjeta siempre que entra y sale como es debido, el cálculo del tiempo será mucho más sencillo.

Efecto en el ingreso

Los empleados reciben su salario en base a lo que reflejan sus tarjetas de tiempo. Por lo tanto, si tienen información incorrecta, se pueden producir errores en los salarios. Los empleados, supervisores y el personal de administración trabajan juntos para garantizar un procesamiento correcto de las nóminas. Los empleados deben marcar la tarjeta cuando entran y salen; y los supervisores deben asegurarse de que los empleados comprendan la importancia de que lo hagan correctamente y las consecuencias de que no lo hagan. El supervisor también debe asegurarse de que la tarjeta de tiempo esté completada de forma correcta y sea legible antes de enviarla a administración. Para garantizar precisión, el departamento de compensaciones debe volver a verificar las horas, incluso aunque ya lo hayan hecho el empleado y el supervisor.

Registros

De acuerdo con el Departamento de Trabajo, los empleadores deben llevar registros sobre los cuales se basan los cálculos de los ingresos, como tarjetas de llegada, por al menos dos años. El empleador debe permitirles a los representantes de Wage y Hour division que inspeccionen estos registros siempre que sea necesario.

Alternativa

El empleador puede eliminar el método del reloj utilizando tarjetas electrónicas, que registran de forma automática el horario en el que el empleado pasa la tarjeta por el lector. También se puede emplear un sistema computarizado, que requiere que el empleado marque el ingreso y la salida escribiendo códigos; o a través de un sistema manual o de huellas digitales.

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