Finanzas

La importancia de las reuniones cara a cara

Escrito por russell huebsch | Traducido por nayadet salazar
La importancia de las reuniones cara a cara

Las reuniones cara a cara tienden a ser mucho más efectivas en los negocios.

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La tecnología, tanto como el correo electrónico, pueden permitir a los hombres de negocios evitarse la molestia y el costo de las reuniones cara a cara, pero las reuniones presenciales pueden darle a los negocios una enorme ventaja sobre sus competidores. Además, las reuniones cara a cara tienden a ser más efectivas que otros tipos de comunicación con los clientes y otros profesionales. Una adecuada preparación y planificación puede hacer que una reunión cara a cara sea incluso más importante para una compañía.

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Importancia

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Una encuesta del 2009 conducida por "Forbes" encontró que sobre el 80% de 750 ejecutivos encuestados prefieren las reuniones de negocio cara a cara. Entre las principales razones para las reuniones en persona se encuentran la habilidad de construir una conexión emocional entre los participantes, menores distracciones y la interacción social. Las reuniones cara a cara también juegan un rol en las negociaciones. Los hombres de negocios pueden leer el lenguaje corporal de aquellos en su reunión, lo cual podría permitir mejores posiciones de negociación y forzar posiciones más firmes durante las negociaciones.

Beneficios monetarios

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Incluso las reuniones cara a cara que requieren un viaje de negocios tienden a obtener enormes beneficios para una compañía. Por cada dólar gastado en un viaje de negocios la empresa gana un extra de $12.50 como un incremento de las ganancias y $3.80 en nuevas utilidades. Como corolario, las compañías que eliminan los viajes de negocio ven decrecer en promedio un 17% sus utilidades, e incluso si la compañía restablece sus arreglos para los viajes de negocios, toma cerca de tres años antes que la compañía recupere aquellas ganancias perdidas, de acuerdo a un estudio de economía de Oxford del 2009.

Consideraciones

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Las reuniones cara a cara no siempre son posibles, por lo que los negocios deberían considerar reuniones basadas en la tecnología, tales como la video conferencia. La reuniones de negocio basadas en la tecnología también tienen algunos de los beneficios de una reunión cara a cara, tales como la interpretación de la comunicación no verbal. Las reuniones tecnológicas son especialmente beneficiosas cuando el tiempo y el dinero son una preocupación máxima. Además tú puedes posponer las reuniones para necesidades posteriores, y las conferencias lejanas permiten más flexibilidad con el tiempo y la ubicación para las reuniones.

Consejos

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Para maximizar el valor del resultado final de las reuniones cara a cara, los negocios deberían tratar de minimizar sus costos. Richard D. Arvey de la Universidad Nacional de Singapur sugiere que quién esté a cargo de la reunión debería decidir quién asistirá, los temas de discusión y el tiempo permitido para cada tema. Además, el organizador debería asignar una función a los participantes, tal como tomar notas, solicitar que cada uno de los participantes lea los materiales con anticipación y asegurarse de que las instalaciones de la sala sean agradables, con comididades como el aire acondicionado, refrigerios y bebidas.

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