Significado

Los documentos varían según el tipo, tamaño y función. Los ensayos personales, legales, de organización o de negocios, investigaciones e históricos son ejemplos de los documentos utilizados por los individuos, organizaciones, gobiernos y empresas para recopilar y presentar una investigación, datos, estadísticas y otra información, incluyendo los objetivos del curso, las políticas y los procedimientos y planes de las empresas.

Identificación

Un documento es cualquier tipo de papel que se utiliza para comunicar hechos, observaciones o información. Un documento puede ser "clasificado", lo que significa que va a proporcionar información confidencial a un grupo restringido y autorizado, "público", lo que significa que proporcionará los materiales no sensibles para el consumo público, o en el caso de una estructura profesional o de negocios, a todos los empleados y miembros del personal, y "de investigación", lo que significa que va a dar cuenta de un acontecimiento histórico. Los documentos pueden asumir cualquier número de clasificación, en función del contenido, como "contrato", tal como un título de propiedad o contrato de arrendamiento; "científico", como una teoría o hipótesis; o "artefacto", como un derecho legal o la noción utilizada para un litigio.

Tipos

Los documentos empíricos, en donde la información se obtiene a través de la observación, pueden incluir documentos de registro como periódicos y revistas, historias orales y documentos históricos, tales como textos religiosos y ensayos personales. Los documentos verificables y de hechos incluyen libros de texto, novelas, libros de recetas y enciclopedias. Los documentos de la Web incluyen páginas web, blogs y wiki.

Funciones

Un buen documento comunicará efectivamente un conjunto clave de objetivos o proveerá información que responda a una pregunta. Por ejemplo, un manual sobre cómo hacer algo o manual de instrucciones para contestar una pregunta o conjunto de preguntas acerca de cómo se realiza una tarea o de ejecutar una meta. Para ello, el documento debe contener instrucciones que pueden ser prestadas o se encuentren en funcionamiento. Un ejemplo podría ser un manual de instrucciones que permite al usuario montar en bicicleta, por ejemplo, sin necesidad de recursos adicionales más allá del manual de instrucciones y las herramientas proporcionadas. En otras palabras, para ser eficaz, el manual de instrucciones debe documentar el proceso, describir la tarea y proporcionar toda la información relativa para responder a la pregunta planteada por el documento. En el caso del ejemplo de la bicicleta, el manual de instrucciones tendría que responder a la pregunta, "Cómo montar una bicicleta usando sólo las herramientas A y B".

Precauciones

Algunos documentos tienen derecho de autor de los contenidos transmitidos en él. Muchas empresas, escritores, científicos, abogados y propietarios de negocios solicitan la protección del copyright para garantizar la propiedad sobre los contenidos sensibles, incluidos los informes de resumen de negocios, descripción del producto y reclamaciones de patentes, las evaluaciones de los empleados, declaraciones de misión, así como los tratamientos e ideas de cuentos, las mociones presentadas en el tribunal, la investigación y las reclamaciones de análisis y evaluaciones internas de revisión de la empresa.