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Informes de auditorías nocturnas en los hoteles

Escrito por denise brandenberg | Traducido por nicolás arellano
Informes de auditorías nocturnas en los hoteles

Las auditorías nocturnas ayudan a saber cuántas habitaciones libres hay en un hotel.

Jupiterimages/liquidlibrary/Getty Images

La mayoría de los hoteles tienen auditorías nocturnas, que son informes de auditoría o balances del libro de contabilidad de los huéspedes. Se completan a fin de asegurar la precisión de las cuentas de los que están en el hotel, verificar las transacciones financieras del día, seguir de cerca los porcentajes de ocupación y los ingresos por cada habitación y saber cuáles serán los huéspedes que se irán el día posterior. Las auditorías nocturnas pueden hacerse manualmente o de manera electrónica y son muchos los pasos a seguir en el informe total.

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Completa y registra las tarifas pendientes

Los auditores nocturnos tienen la responsabilidad de asegurarse de que todas las transacciones hechas por los huéspedes durante el día se carguen y se fijen de manera correcta en sus cuentas. Deben registrarse con la fecha adecuada porque, de lo contrario, podría surgir algún tipo de confusión o malentendido cuando el huésped deje el hotel. Algunos ejemplos de estas tarifas son los servicios de la habitación, el teléfono, Internet, el limpiado en seco, el mini bar y el estacionamiento de valet.

Concilia el estado de las habitaciones y los precios

Después de revisar el reporte de ocupación del día y el del mantenimiento doméstico, que se completan todas las mañanas, el auditor nocturno tiene que comparar y ver si existe alguna discrepancia entre los dos reportes y así se dará cuenta del nivel de ocupación que el hotel tiene en ese momento. Luego debería conciliar los datos de registro de los huéspedes con el informe de habitaciones para asegurarse de que los precios, previstos o ya registrados, coincidan. Por ejemplo, algunos huéspedes pueden llegar a haber presupuestado un descuento por una habitación ejecutiva al registrarse, pero el sistema de reservas pudo haberlo cargado como si fuera una tarifa normal.

Verifica las ausencias

Cuando los huéspedes tienen reservas pero nunca llegan a registrarse, se considera a eso como una ausencia. El auditor nocturno tiene que revisar esta información en el sistema para asegurarse de que se eliminen las dobles reservas, que no se cargue ninguna cuenta en las ausencias y que las habitaciones figuren como disponibles. También tiene que hacer una nota en el sistema que diga que el cliente no apareció para que después no haya inconvenientes cuando se le ponga un impuesto.

Contabiliza las tarifas y los impuestos por habitación

Este tipo de auditoría nocturna es, en general, mucho más sencilla con un sistema automatizado, porque el empleado solamente contabiliza o crea un importe para las tarifas de cada noche y también para cualquier impuesto que corresponda a todas las habitaciones ocupadas. Después de confirmar las tarifas y los impuestos, el auditor genera un informe sobre los precios y los impuestos por habitación.

Generar el informe

El auditor nocturno, además del informe de impuestos y tarifas por habitación, tiene que crear varios informes. Entre ellos los más importantes son el informe sobre las operaciones diarias, los reportes por cada departamento por separado y el informe de tarjetas de crédito al tope. El primero consiste en un resumen de todo el día en la empresa e incluye detalles como los ingresos totales, las transacciones de la recepción, las estadísticas por explotación y cuentas por cobrar. El informe de departamentos contiene las transacciones de otras oficinas del hotel, como un bar o un restaurante allí mismo, servicio a la habitación y otras áreas. El último reporte sencillamente identifica a los huéspedes que pueden estar cerca de alcanzar el límite en sus tarjetas de crédito.

Últimos procedimientos

El auditor nocturno compara los ingresos y los egresos en efectivo, contabiliza los ingresos al hotel y luego genera un bono en efectivo para depositar en el banco. Luego se guarda esa información para asegurarte de que no la pierda. El paso final es llevar los informes a los respectivos superiores u oficinas, como pueden ser el gerente general, el gerente de la recepción o el gerente del servicio a la habitación o del restaurante.

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