Cómo insertar campos de combinación en Word 2007

Escrito por theon weber | Traducido por georgina velázquez
Cómo insertar campos de combinación en Word 2007

Cómo insertar campos de combinación en Word 2007.

Jupiterimages/Pixland/Getty Images

La función de combinar correspondencia de Microsoft Word está diseñada para facilitar la creación de documentos como cartas modelo. Con la combinación de correspondencia, puedes vincular un documento de Word a un origen de datos como una hoja de cálculo de Excel y, a continuación, utilizar "los campos de fusión" para extraer datos automáticamente desde la hoja de cálculo e insertar en varias copias del documento. Esto le permite crear rápidamente un conjunto de documentos con información similar pero variable, por ejemplo, los nombres de los clientes o la contribución cantidades.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Instrucciones

    Conecta el documento de Word a un origen de datos

  1. 1

    Elige la ficha "Correspondencia" y haz clic en "Seleccionar destinatarios".

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    Haz clic en "Seleccionar de los contactos de Outlook" para extraer la información de la libreta de direcciones de Outlook, o "Usar lista existente" para seleccionar un archivo de base de datos independiente. También puedes hacer clic en "Tipo de nueva lista" para crear y guardar rápidamente una base de datos a través de Word. Utiliza el formulario que aparece para crear tu lista.

  3. 3

    Haz clic en "Editar lista de destinatarios" después de que tu fuente de datos esté conectada, para realizar modificaciones a los datos que Word, tomará de la fuente.

    Insertar campos de combinación

  1. 1

    Selecciona la pestaña "Correspondencia" y haz clic en "Asignar campos".

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    Utiliza el menú desplegable junto a cada tipo de campo de combinación para seleccionar un tipo de datos extraídos de la fuente de datos. Si utilizas una lista de contactos de Outlook, estos tipos de datos probablemente serán igualados. Si estás utilizando una hoja de cálculo Excel u otro archivo de base de datos, tendrá que coincidir con cada tipo de campo de encabezado de una columna. Haz clic en "Aceptar" cuando hayas terminado.

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    Haz clic en "Insertar campo de combinación" en la pestaña "Correspondencia" y selecciona el campo que deseas insertar. Recuerda que cada campo está vinculado a una columna en particular de datos, en la fuente de datos. El campo "Apellido", por ejemplo, puede estar vinculado a la columna "Apellido". El campo aparecerá en la posición del cursor.

  4. 4

    Haz clic en "Finalizar y combinar" en la pestaña "Correspondencia" para editar documentos individuales dentro de tu conjunto o para imprimir todo el conjunto. El cuadro de diálogo "Imprimir" permite elegir si deseas imprimir las copias correspondientes, únicamente en una determinada gama de entradas en el origen de datos, o para toda la fuente.

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