Cómo introducir los productos en el inventario de Quickbooks

Escrito por jackie lohrey | Traducido por enrique pereira vivas
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Cómo introducir los productos en el inventario de Quickbooks
Cómo introducir los productos en el inventario de Quickbooks. (Hemera Technologies/PhotoObjects.net/Getty Images)

El mantenimiento de registros precisos de inventario es un requisito básico para el éxito de un negocio. Cuantos más detalles puedas proporcionar con respecto a los productos en tu inventario, más exactos serán los registros de los productos del inventario. QuickBooks Pro, Premier y Enterprise te permiten introducir productos de alimentación en el inventario y hacer el seguimiento de los detalles que necesitas. Además, QuickBooks también te proporciona alertas que se pueden configurar para cambiar el orden de los puntos y duplicar el número de órdenes de compra.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Necesitarás

  • QuickBooks Pro, Premier o Enterprise
  • Información del proveedor
  • Información del artículo
  • Información contable

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Instrucciones

    Instrucciones

  1. 1

    Establece la lista de proveedores. Quicken integra la información del vendedor y de reorden en el inventario de productos por lo que deberás establecer primero una lista de los proveedores. Para agregar un nuevo proveedor, selecciona "Proveedores" en el menú principal y selecciona "Nuevo proveedor". Introduce tanta información como sea posible, empezando por la información básica como el nombre del proveedor, información de contacto, tipo de proveedor (inventario), información de crédito y el número de identificación fiscal del proveedor. QuickBooks también te permite crear campos personalizados para los proveedores. Por ejemplo, algunos proveedores pueden exigir un pago inicial para un pedido y puedes agregar un campo para indicar esto haciendo clic en "Definir campos" al ingresar la información del proveedor.

  2. 2

    Establece los artículos del inventario. Los registros de los elementos del inventario describen el producto e integran los costos asociados con los procedimientos contables. Asegúrate de proporcionar tantos detalles como sea posible al describir los productos. Para agregar un producto nuevo, selecciona "Listas" en el menú principal, luego "Lista de elementos" y finalmente selecciona "Artículo/Nuevo". Registra la información sobre el producto en los siguientes campos:

    Tipo: Debido a que este es un artículo de inventario, selecciona "Parte de inventario" en el cuadro desplegable.

    Información para pedidos: Registra el nombre y el número de artículo del producto, junto con el número de parte del fabricante.

    Descripción: Anota el nombre del producto que deseas que aparezca en las órdenes de compra y en las transacciones de ventas.

    Integración de la contabilidad: Introduce el costo al por mayor, precio de venta al por menor, nombre del proveedor y la cuenta de Ingresos que utilizas para rastrear las ventas de productos. Consulta con tu contador si no estás seguro de cuál cuenta utilizar.

    Control de Inventario: No introduzcas ninguna información en esta sección, ya que se actualizará automáticamente cuando introduzcas el producto en el inventario.

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    Crea elementos principales y subelementos para las opciones de variedad de productos. Si bien éste es un paso opcional, la creación de un subelemento de un producto puede ayudar en el seguimiento de las cantidades de inventario y generar mejores datos de ventas. Por ejemplo, si vendes un producto en particular en cuatro colores, crear un subelemento de cada color puede ser muy beneficioso. Para grabar el inventario de esta manera, primero graba el artículo principal y luego el subelemento:

    Artículo principal: Selecciona el tipo como "Parte de inventario" como lo haces normalmente y colócale un nombre al producto. Colócale un nombre genérico, como "Pluma de punta redonda Bic". Introduce la información contable de integración y deja todos los demás campos en blanco.

    Subelemento: Selecciona el tipo de producto, a continuación, introduce un código para el subelemento en el campo de Nombre/Número. Este código puede ser cualquier cosa que quieras que sea, pero tiene que distinguir este subelemento de otros con el mismo producto principal. Por ejemplo, identifica el subelemento del producto por color o tamaño. Marca la casilla de verificación "subelemento de" y selecciona el producto principal de la lista desplegable. Completa todos los demás campos y haz clic en "Aceptar" cuando hayas terminado.

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    Ingresa los productos en el inventario. Ingresa los productos del inventario a través de la sección "Nuevas transacciones" de la ficha Proveedor. Al introducir productos que ya hayas pagado, selecciona "Recibir elementos"- Esto es típico si eres nuevo en QuickBooks y estás entrando a datos históricos o si realizaste el prepago antes del envío. Cuando estés introduciendo los productos comprados a crédito selecciona la opción "Recibir Artículos y generar factura". Selecciona el producto que deseas introducir en el cuadro desplegable que contiene los registros de los artículos del inventario y escribe la cantidad. Selecciona "Guardar y cerrar" o "Guardar y nuevo" para seguir introduciendo productos en el inventario.

Consejos y advertencias

  • El seguimiento de inventario no es una función predeterminada en QuickBooks. Para activarla, selecciona "Editar" en el menú principal, luego selecciona "Preferencias", "Artículos e inventario". Marca la casilla superior para permitir el seguimiento del inventario y decide si deseas recibir avisos al utilizar números duplicados de órdenes de compra o cuando debes realizar un pedido de un artículo vendido.
  • QuickBooks tiene una función de inventario adicional, la ventana de "Ajuste de Inventario", para usar cuando se ajustan las discrepancias entre los recuentos del inventario físico de productos y los registrados. No utilices esta función para registrar nuevos productos en el inventario.

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