Cómo hacer un libro para la caja chica

Escrito por glenna parks | Traducido por patricia a. palma
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Cómo hacer un libro para la caja chica
Haz un seguimiento de los gastos menores de la empresa, como gastos de envío, multas de estacionamiento, almuerzos o fiestas, con un libro de caja chica. (Jupiterimages/Photos.com/Getty Images)

Haz un seguimiento de los gastos menores de la empresa, como gastos de envío, multas de estacionamiento, almuerzos o fiestas, con un libro de caja chica. Designa a un gerente de caja chica, idealmente un contador, tenedor de libros u otro tipo de supervisor, para hacer un seguimiento de las operaciones y recoger los recibos, si es necesario. Cada trabajador que desee hacer una compra pequeña deberá pasar por este representante, en lugar de tomar dinero de la caja o de una caja de metal abierta a todos los empleados.

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Necesitarás

  • Un cuaderno pequeño
  • Un bolígrafo o lápiz
  • Una lata o caja para mantener la caja chica
  • Clips para papel

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Instrucciones

  1. 1

    Compra un cuaderno con líneas. Uno pequeño o de tamaño portátil puede ser lo mejor, ya que podrá caber en la caja chica.

  2. 2

    Etiqueta el cuaderno con la fecha de inicio, nombre de la empresa y escribe "Si se extravía, sírvase contactar a", seguido de la información de contacto.

  3. 3

    Dibuja tres líneas verticales en la primera página del cuaderno.

  4. 4

    Nombra las cuatro columnas resultantes como Fecha, Compra, Cantidad y Saldo. Puedes hacer lo mismo en todas las páginas o confiar en que la persona que inicie una nueva página continúe con el formato.

  5. 5

    Anota el saldo inicial en una línea, con la fecha de registro. Debajo del título de la columna de Compra, anota el Saldo Inicial. La primera compra será registrada en la segunda línea.

  6. 6

    Pon el dinero inicial en una caja o caja de metal, junto con el cuaderno de notas.

  7. 7

    Para realizar una compra, cualquier empleado tendrá que notificar al contador o administrador lo que necesita y por qué. El contador o administrador puede aceptar o rechazar la idea. Si se acepta, el empleado tendrá acceso al libro y a la caja o caja de metal.

  8. 8

    El empleado tiene que presentar el recibo una vez que ha hecho la compra. Guarda todos los recibos juntos, sujetados con un clip, dentro de la caja o el libro. Retira los recibos cada mes y archívalos.

  9. 9

    Añade dinero extra para la caja chica al retirar fondos de la cuenta de la empresa. El supervisor de la caja chica, ya sea un contador o gerente, decidirá cuánto efectivo tiene que mantenerse para los gastos menores. A menudo, no son más de US$100.

Consejos y advertencias

  • Mantén el libro y caja o caja de metal en un lugar seguro, como en la oficina o cubículo del gerente o contador. No la dejes en un área común, como el comedor o una zona de encuentro. La caja chica es para los pequeños gastos de la empresa, como los de franqueo, parquímetros o artículos para fiestas.

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