Cómo limpiar documentos de Word

Escrito por anni martin | Traducido por roberto garcia de quevedo
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Cómo limpiar documentos de Word
No necesitas jabón para obtener los datos ocultos de los documentos de Word. (Scrub in blue and yellow image by Ivonne Wierink from Fotolia.com)

Los datos ocultos en un documento pueden revelar más acerca de ti y tu empresa de lo que piensas. Cuando se crea un documento en Microsoft Word 2010 y utilizas el control de cambios para revisar el documento, esos cambios aún existen en el documento cuando va a la siguiente persona. El nombre del autor, la compañía y el enrutamiento de la información también se pueden esconder de la vista en los documentos de Word. Para proteger tu privacidad y la de tu empresa, limpia los datos ocultos en Word 2010 utilizando el Inspector de Documento.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Necesitarás

  • Word 2010

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Instrucciones

  1. 1

    Inicia Word y abre el documento que deseas limpiar. Haz clic en la pestaña "Archivo" en la esquina izquierda, y luego haz clic en "Guardar como" en el menú desplegable.

  2. 2

    Escribe un "Nuevo Nombre" en el campo Nombre de Archivo para guardar una copia del documento original. Algunos documentos tienen que utilizar los datos ocultos, de acuerdo con Microsoft, así que haz una copia del documento para trabajar. En la copia del documento, haz clic en la pestaña "Archivo", luego haz clic en "Info".

  3. 3

    Haz clic en la pestaña "Prepárate para compartir", luego haz clic en "Comprobar si hay problemas". Haz clic en "Inspeccionar documento" para que aparezca el cuadro de diálogo de Inspector de Documento. Hay seis categorías de inspección; revisa el documento en busca de información oculta como comentarios y cambios de revisión, encabezados y pies de página, propiedades del servidor de documentos y XML personalizado. También busca y elimina información personal como el nombre del autor y los datos de la empresa. Ve las categorías que desees inspeccionar. Si hay áreas que no deseas inspeccionar, desactiva la casilla de verificación.

  4. 4

    Haz clic en el botón "Inspeccionar" para inspeccionar el documento. El Inspector de Documento revisa el documento y los resultados se muestran. Una marca de verificación azul enfrente de una categoría indica que el documento fue inspeccionado, pero no existen datos ocultos de ese tipo. Un signo de exclamación rojo muestra que existe información oculta en una categoría en particular. Para eliminar cualquier dato oculto, haz clic en la opción "Eliminar todo" en la derecha del título de la categoría. La computadora limpia los datos. Vuelve a revisar el documento o cierra el cuadro.

  5. 5

    Guarda la copia limpiada del documento.

Consejos y advertencias

  • Si abres un documento de Word que ha sido limpiado y lo guardas de nuevo, puedes haber agregado más datos ocultos. Asegúrate de comprobar de nuevo, especialmente si has rehabilitado el control de cambios, al menos de momento.
  • Para eliminar los metadatos en Word 2007, haz clic en el botón de "Microsoft Office", haz clic en "Preparar". Ha clic en "Inspeccionar documento" para abrir el Inspector de Documento.
  • En Word 2003, haz clic en "Herramientas" y luego "Opciones". Haz clic en la pestaña "Seguridad" y marca la casilla "Quitar información personal de las propiedades del archivo al guardarlo" en las opciones de privacidad. Haz clic en "Aceptar". También es necesario desactivar el control de cambios antes de empezar tu documento.

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