Lista de planificación de eventos escolares

Escrito por kristin jirovsky | Traducido por frida cernigoi
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Lista de planificación de eventos escolares
(Places for fans image by Andrey Ivanov from Fotolia.com)

Planear eventos escolares requiere más tiempo que tal vez un evento casual o formal en casa o la oficina, donde nada tiene que ser alquilado o aprobado. Ya que algunas escuelas, sin tener en cuenta el nivel (guardería, primaria, secundaria o facultades o universidades), requieren alquilar o aprobar listas, es importante crear una lista con un tiempo estimativo de cuando deben ser completadas las tareas.

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Planeando un evento escolar

Aunque cada escuela difiera, una lista general se prepara con seis semanas de anticipación, armando la lista con por lo menos siete semanas de anticipo así estarás listo para la primera fecha límite. Antes de remarcar los pasos de las seis semanas, deberías decidir cuánta gente invitarás o piensa asistir. Determina quién te ayudará y quién tomará las decisiones. La lista de invitados puede incluir grupos o individuos, como sea más apropiado. Asegúrate de que el lugar de reunión que elijas tú o la escuela requiera tenga capacidad suficiente para los invitados. Verifica el calendario académico de la escuela para no superponer eventos. Determina el presupuesto, fuentes de recursos, plan de publicidad, diseño e impresión de invitaciones, y reúne las direcciones de los invitados. Manda las invitaciones antes de las 6 semanas programadas. Las invitaciones deberían contar con una tarjeta para confirmar presencia así te aseguras de que haya refrescos para todos los invitados. Descubre qué equipamiento de media necesitarás y si el lugar de reunión lo provee. Si requiere un pago, asegúrate de que este contemplado en tu presupuesto. Dos semanas antes del evento, entrega los pósters publicitarios a los trabajadores apropiados de la oficina de eventos o pide permiso para exponerlos tú mismo. Finaliza los planes o alquileres como el servicio de comida y bebida y la vajilla. Tres a cinco días del evento, brinda la información a los alquileres (incluyendo el servicio de comida y bebida) acerca de la cantidad de invitados, y confirma si está esperado que te encargues de la limpieza una vez finalizado el evento. Asegúrate de asignar esta tarea a la persona o grupo apropiados. Un día antes del evento, compra manteles, bebidas y vasos de plástico, pósters, decoraciones y otros materiales necesarios. Compra o imprime etiquetas de nombres como corresponda. El día del evento, asegúrate que el lugar esté limpio y decorado a tu gusto. Coloca los refrescos. Coloca las etiquetas de nombres para una mejor distribución en la entrada. Cuando el evento finalice, asegúrate de cumplir con los requerimientos de limpieza en el plazo acordado o requerido. Esto significa permanecer detrás para asegurarse de que todo quede limpio y la basura tirada afuera.

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