Una empresa exitosa depende de una administración eficiente de sus oficinas. Generar y mantener una lista de suministros para oficina es una manera de mantener la misma funcionando con un desempeño máximo. Dicha relación es un inventario de materiales requeridos para que la misma realice sus funciones diarias. Utilizar un registro de este tipo te asegura que no olvidarás artículos importantes cuando encargues los suministros.
- Nivel de dificultad:
- Moderada
Instrucciones
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1
Haz un inventario de todo el equipo de oficina empleado por todo el personal de tu compañía. Para poder compilar una lista exhaustiva, lleva a cabo un recorrido de tus instalaciones. Comenzando por tu oficina, toma nota del material que utilizas tú. Paséate a lo largo del edificio incluidos los cuartos de fotocopiado, de correo, el área de recepción, las salas de descanso y los baños.
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2
Ubica cada producto en una categoría específica. Esto eliminará los duplicados. Las categorías incluyen suministros generales, tecnología y equipo electrónico, productos de papelería y de escritorio, material de limpieza y misceláneos.
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3
Evalúa los requerimiento operacionales de cada pieza de maquinaría. Por ejemplo, las impresoras necesitan tinta. Los computadores, cables. Los archivadores requieren carpetas. Las cafeteras, filtros. Los dispensadores de jabón necesitan ser llenados.
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4
Introduce los datos que recolectaste en una hoja de cálculo. Usa columnas separadas para las categorías principales, lista de equipos electrónicos y los suministros en sí. Utilizando la hoja de cálculo, puedes dividir el inventario como te resulte necesario o añadir información adicional, como los números de identificación de las piezas o de los productos.
Consejos y advertencias
- Si tu empresa es grande, será mejor que le solicites a cada sección sus suministros específicos, tales como registros de cheques y los expedientes personales de los empleados. Para identificar tus necesidades con facilidad, mantén la relación de equipos y suministros de oficina actualizada mediante el uso de la hoja de cálculo. Revisa tu inventario regularmente para evitar quedarte sin dotación.
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