Lista de tareas administrativas

Escrito por miranda brookins | Traducido por enrique alejandro bolaños flores
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Lista de tareas administrativas
Los deberes administrativos incluyen el archivado, saludar a los visitantes y preparar documentos. (bulldog clip image by Christopher Hall from Fotolia.com)

Todas las empresas, independientemente del sector, tienen deberes administrativos que deben manejarse para que la compañía se mantenga organizada y funcione eficientemente. Estas tareas a menudo son realizadas por una secretaria, recepcionista, asistente administrativa, asistente ejecutivo o gerente de la oficina. En las pequeñas empresas, donde estos roles pueden no existir, los empleados deben trabajar juntos para asegurarse de que las tareas administrativas sean completadas.

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Almacenamiento de la información

La presentación de los documentos importantes en los lugares adecuados de forma oportuna es un deber administrativo que incluye la colocación de carpetas en archivadores o de documentos en línea, en los programas de gestión de documentos. Los sistemas precisos de presentación aseguran que los empleados tienen acceso a los registros financieros, registros de clientes y de investigación.

Búsqueda de la información

La búsqueda de información para clientes, directivos y compañeros de trabajo, ya sea en línea, en los sistemas de archivo de la oficina o en los libros, es un deber esencialmente administrativo que ayuda a las empresas a disponer de la información necesaria para iniciar y terminar los proyectos. Esta información es a menudo compilada, resumida, distribuida a las personas necesarias y presentada en un informe o una hoja de cálculo.

Contestar el teléfono

Ya sea que manejes una agencia de publicidad o una lavandería automática, los clientes podrán llamar con preguntas acerca de los productos y servicios, horas de servicio, para solicitar información o con preguntas acerca de los precios. La respuesta a estas llamadas y atender a las necesidades de los clientes es una obligación administrativa que puede afectar el éxito o el fracaso de una empresa. La comunicación ineficaz con los clientes potenciales puede dejar una mala impresión de la organización. Es importante que la persona que realiza esta tarea administrativa sea agradable, cortés y conozca la empresa.

Recibiendo a los visitantes

Cuando un visitante entra en una oficina, una recepcionista o una secretaria suele estar sentada a la puerta para decir "hola" y dar la bienvenida al visitante en el sitio de trabajo, ayudar con sus preguntas y dirigir a la persona a la oficina o división apropiada. Ya se trate de una persona que viene a entregar un paquete o un cliente que viene a una cita, la recepción de visitantes es una obligación administrativa esencial.

Compra de equipos y suministros

Mantener las salas de abastecimiento y gabinetes surtidos con papel, lápices y otros útiles de oficina es un deber administrativo. Las tareas asignadas a estos puestos incluyen tomar pedidos de otros empleados, hacer un seguimiento de los pedidos, repartir los elementos cuando lleguen y manejar las facturas.

Crear y administrar las comunicaciones escritas

Además de componer correos electrónicos y cartas de negocios para la creación de informes, hojas de cálculo y bases de datos, las tareas administrativas incluyen crear y gestionar la distribución de estas comunicaciones escritas. Si estas comunicaciones son para los compañeros de trabajo o clientes, las tareas se completan con programas procesadores de texto y de hojas de cálculo para crear documentos profesionales y concisos.

Reunión de preparación

Organizar salas de conferencias y salas de reuniones, hacer los arreglos de catering, ordenar y configurar el equipo audiovisual y preparar las agendas caen en la categoría de las tareas administrativas. Estas tareas fundamentales son esenciales cuando las empresas tienen conferencias o reuniones con clientes dentro o fuera de la oficina.

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