Cómo llenar automáticamente en Access

Escrito por dan ketchum | Traducido por lucas huidobro
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Cómo llenar automáticamente en Access
Añade los campos de cada tabla que quieres llenar automáticamente. (Hemera Technologies/Photos.com/Getty Images)

Cuando escribes información en un formulario en Access puedes llenar automáticamente ciertos campos para introducir la información más rápidamente. Esta característica de Access te permite llenar campos basados en un registro anterior o en información ya ingresada en la base de datos. Por ejemplo, si escribes el nombre de un estudiante, la lista de su curso se llenará automáticamente. Llena de forma automática un campo o hazlo con muchos campos si es necesario. No hay un límite para la cantidad de campos que puedes llenar de esta manera en Access.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Instrucciones

  1. 1

    Abre una base de datos de Access, elige "Consultas" desde la ventana principal de la base de datos y selecciona "Nuevo".

  2. 2

    Elige "Vista de diseño" y selecciona la tabla o tablas que contengan los campos que quieras llenar automáticamente en tu formulario de Access.

  3. 3

    Añade los campos de cada tabla que quieras usar como referencia para el llenado automático. Por ejemplo, si quieres llenar automáticamente una dirección en base a los datos de la persona ingresada en el formulario, añade los campos del nombre de la persona y la dirección.

  4. 4

    Crea una relación entre las tablas si estás añadiendo varias. Por ejemplo, si tienes el nombre y la dirección de una persona en una tabla y también quieres llenar su puesto de trabajo y la dirección de su empleador, debes crear una relación entre el nombre de la persona en cada tabla. Arrastra el nombre de una tabla al campo de nombre correspondiente en la otra para crear la relación. Guarda la consulta.

  5. 5

    Elige "Formularios" desde la ventana principal de la base de datos. Selecciona "Nuevo" y luego "Asistente de formulario".

  6. 6

    Elige la consulta que acabas de crear desde la lista desplegable para que tu formulario se base en ella.

  7. 7

    Añade los campos que quieras incluir. Puedes editar de nuevo el formulario posteriormente en la "Vista de diseño".

  8. 8

    Elige ver tu formulario una vez que lo hayas creado.

  9. 9

    Ingresa el nuevo registro de información en el primer campo. El resto de los campos debe llenarse de manera automática si el primer campo ya existe en tu tabla. Por ejemplo, si ingresaste el nombre de una persona que ya existe en tu tabla, toda la información sobre la persona aparecerá en el formulario. Si la persona no existe ningún campo será rellenado.

Consejos y advertencias

  • Llena de manera automática la mayor cantidad de campos que puedas. Luego puedes desplazarte entre los campos con la tecla de tabulación y cambiar solamente la información que necesites.
  • Si ingresas un registro completamente nuevo, el llenado automático no funcionará sino hasta que llenes el formulario por primera vez. Por ejemplo, si el nombre "David" no existe en tu tabla, debes llenar el formulario en blanco por primera vez. La próxima vez que ingreses el nombre "David", el formulario se llenará automáticamente.

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