Cómo llenar un formulario de recibo de Word con datos de Excel

Escrito por antoinette smith | Traducido por jane laury
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Cómo llenar un formulario de recibo de Word con datos de Excel
Utiliza la combinación de campos para llenar una documento de Word con datos de Excel. (Stockbyte/Stockbyte/Getty Images)

Si administras un negocio, tener los datos de tus clientes a la mano es vital. Sin embargo, la manera en que utilices esos datos es aún más importante. Si creas un documento de factura en Microsoft Word, copiar y pegar los datos del cliente no sería adecuado. Copiar y pegar desde Excel puede introducir errores de entrada de datos. Por ejemplo, puedes copiar el nombre del cliente a partir de una fila y la dirección (mal) de una fila adyacente. La mejor solución es utilizar la combinación de campos para llenar un formulario de recibo hecho en Word con datos de Excel.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Instrucciones

  1. 1

    Abre el documento de tu recibo y haz clic en la pestaña "Correspondencia".

  2. 2

    Haz clic en el botón "Seleccionar destinatarios". Selecciona "Usar lista existente". Dirígete a la ubicación de tu hoja de cálculo Excel. Haz clic en el nombre del archivo de Excel y luego en el botón "Abrir".

  3. 3

    Selecciona la hoja que contiene los datos del cliente en el cuadro de diálogo "Seleccionar tabla". Deja la casilla "La primera fila de datos contiene encabezados de columna" activada si aplica para tu hoja de cálculo. Por ejemplo, esta aplicaría si la primera fila y celda de tu hoja de cálculo es "Nombre" en lugar del nombre real de un cliente. Haz clic en el botón "Aceptar".

  4. 4

    Haz clic en el lugar del recibo en el que deseas insertar el nombre de tu cliente. Haz clic en el botón "Insertar campo combinado". Selecciona el campo que corresponde al nombre de tu cliente. Estos campos son de la hoja de cálculo Excel.

  5. 5

    Repite el paso 4 para toda la información del cliente que deses en tu recibo.

  6. 6

    Haz clic en el botón "Vista previa de resultados". Puedes ver el resto de recibos de tus clientes haciendo clic en la flecha hacia adelante al lado del "1".

  7. 7

    Haz clic en el botón "Finalizar y combinar". Si seleccionas "Editar documentos individuales" crearás nuevos documentos para cada recibo. Al seleccionar "Imprimir documentos" se imprimirá cada recibo sin necesidad de crear nuevos documentos. Selecciona la opción que mejor se adapte a ti.

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