Finanzas

Cómo llenar un formulario W2 correctamente

Escrito por natalie grace | Traducido por contributing writer
Cómo llenar un formulario W2 correctamente

Por ley, los empleadores deben enviar los formularios W2 a sus empleados cada año al final de enero.

Tim Boyle/Getty Images News/Getty Images

Los empleadores están obligados por ley a enviar un formulario W2 a sus empleados cada año a fines de enero. El empleador debe presentar los formularios en la Administración del Seguro Social, quien envía la información a la Oficina de Impuestos. Si el W2 es incorrecto, puede causar retrasos en el procesamiento de impuestos. Para evitar problemas para el empleado, lo mejor es llenar el formulario correctamente. Completa el W2 para el año fiscal apropiado.

Nivel de dificultad:
Fácil

Instrucciones

  1. 1

    Escribe el número de seguro social del empleado en el recuadro A. Coloca tu número de identificación de empleador (EIN) en el recuadro B y el nombre y dirección de la empresa en el C. Puedes saltarte el recuadro D; úsalo sólo si quieres identificar formularios individuales. Escribe el nombre y dirección del empleado en los recuadros E y F, respectivamente.

  2. 2

    Coloca el total del salario, propinas y beneficios sujetos a impuestos en el recuadro 1. Incluye las comisiones, indemnización por despido, vacaciones pagadas, salarios atrasados y bonos. Coloca el total del impuesto federal retenido en el recuadro 2 y coloca los salarios e impuestos del seguro social en los recuadros 3 y 4, respectivamente. Declara las cantidades para Medicare y las propinas sujetas a los impuestos de Medicare en el recuadro 5 y el total pagado en el 6. Reporta las propinas del seguro social en la casilla 7, incluyendo las que el empleado reportó incluso si no juntó los fondos suficientes para que retengas un porcentaje para los impuestos a las propinas. Coloca las propinas asignadas en la casilla 8, si tu empresa se dedica a las comidas y bebidas.

  3. 3

    Coloca el total del crédito avanzado de ingreso que pagaste a tu empleado en el recuadro 9 y el total de los beneficios de los dependientes, tales como los costos de guardería, bajo un programa de asistencia de cuidado del dependiente en la casilla 10. Declara las distribuciones de jubilación hechas al empleado por el plan de la sección no gubernamental 457b o por un plan de compensación no calificada en el recuadro 11.

  4. 4

    Coloca el código apropiado en la casilla 12, si aplica. Las instrucciones del formulario W2 contienen una lista de códigos para cada ítem, tales como contribuciones del 401k, pagos no sujetos a impuestos e impuestos de Medicare y el seguro social no cobrados. Coloca la cantidad monetaria y el código para todos los ítems aplicables.

  5. 5

    Indica si el empleado es estatutario, si está inscrito en el plan de jubilación de tu compañía o si recibe cuotas por enfermedad de una empresa de terceros en la casilla 13. Los trabajadores estatutarios están sujetos a los impuestos del seguro social y Medicare. Las cuotas por enfermedad de terceros aplican si el empleado ha sido compensado por el plan del empleador mientras no estuvo trabajando debido a una enfermedad.

  6. 6

    Coloca otra información del empleado en el recuadro 14. Esto incluye las primas del seguro de salud, cuotas sindicales y planes de jubilación que no tengan un código. En las casillas de la 15 a la 20 declara lo siguiente a fines del impuesto a las ganancias en el siguiente orden: estado de la compañía y número de identificación, pagos del estado para el empleado y otras compensaciones, total de impuestos estatales pagados, pagos locales y compensación, el impuesto local pagado por ingresos y el nombre de la localidad.

Consejos y advertencias

  • Llena los formularios W2 y W3 con la Administración del Seguro Social (SSA). Envía una copia al departamento de impuestos del estado, ciudad o localidad, si aplica; dale una copia al empleado para sus declaraciones de impuestos federales y estatales y guarda una copia para tus archivos.

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