Finanzas

Cómo llevar a cabo una auditoría

Escrito por wanda thibodeaux | Traducido por daniela laura arjones
Cómo llevar a cabo una auditoría

Cómo llevar a cabo una auditoría.

Comstock Images/Comstock/Getty Images

Una auditoría es un procedimiento formal que un servicio de auditoría lleva a cabo para ver cómo una empresa está funcionando y cómo se puede mejorar. Existen diferentes tipos de auditorías, tales como de rendimiento y finanzas, pero todos siguen el mismo procedimiento básico. El procedimiento por lo general se divide en cuatro secciones principales, incluyendo planificación inicial, ejecución, informes y seguimiento con cierre.

Nivel de dificultad:
Moderado

Instrucciones

  1. 1

    Redacta y envía una carta de notificación previa al cliente o departamento que está siendo auditado. Detalla cuando se realizará la auditoría, cuánto tiempo esperas que tome, la asignación del oficial de auditoría si el oficial no eres tú y una lista de verificación del tipo de datos que vas a buscar y necesitar durante la auditoría.

  2. 2

    Programa una reunión con los directivos de la empresa o departamento. Define los objetivos y el alcance de la auditoría con los responsables y averigua qué recursos están disponibles. Obtén información detallada sobre los procesos de la empresa o departamento. Permite que los gerentes expresen cualquier inquietud que tengan acerca de la auditoría o hagan preguntas.

  3. 3

    Realiza una encuesta básica de la empresa o departamento. El propósito de la encuesta es complementar lo aprendido en la reunión de administradores y ayudará a entender mejor los objetivos de la empresa, operaciones y mecanismos actuales de control, tales como procedimientos de autorización. Una variedad de datos, como el manual de la empresa y las declaraciones de los trabajadores pueden ser de utilidad en esta etapa.

  4. 4

    Formula un plan de trabajo de campo básico basado en la información obtenida a través de la reunión y la encuesta. El plan de trabajo de campo describe cómo obtener el resto de los datos que vas a usar. Puede variar en función de elementos tales como la fuerza de los controles de la compañía.

  5. 5

    Habla con el personal para recoger los documentos (éstos varían en función del tipo de auditoría específica que se está llevando a cabo) y obtén tu percepción de lo que está sucediendo en la empresa. Pregunta qué piensan que la compañía está haciendo bien y qué se podría mejorar y por qué.

  6. 6

    Revisa los documentos que recogiste de los miembros del personal. Comprueba si hay errores de entrada o información contradictoria. Verifica con el personal para ver si tienen una explicación adecuada de los errores o conflictos.

  7. 7

    Verifica que la documentación y los procedimientos estén en conformidad con la política de la empresa y otras regulaciones locales, estatales o federales.

  8. 8

    Comprueba los controles que la empresa o el departamento tengan. Probar sólo significa que mires la documentación de operaciones concretas más de cerca, por lo general en el lugar de 24 a 36 en alguna parte. Cuantos más errores o discrepancias encuentres en la documentación y entrevistas, más importante es esto. Si la documentación inicialmente muestra que los controles están funcionando bien, es posible que no tengas que hacer mucho en este paso. Las auditorías que no prueban los controles se dice que siguen un enfoque sustantivo.

  9. 9

    Formula algunas opiniones iniciales sobre la empresa o departamento y cómo está funcionando o podría mejorar. Proporciona información a la empresa o jefes de departamento y pídeles una respuesta por escrito a tus recomendaciones y conclusiones iniciales. La respuesta debe explicar cómo los gerentes tienen la intención de solucionar los problemas que has aislado.

  10. 10

    Crea un borrador de tu informe de auditoría. El informe debe incluir los antecedentes y perfilar el alcance de la auditoría. También debe demostrar lo que has encontrado y cuáles son tus recomendaciones basadas en los resultados, así como copias o expertos de las respuestas de los gerentes.

  11. 11

    Reúnete con directivos una vez más y discute tu informe en borrador. Proporciona copias y contesta cualquier pregunta que los administradores puedan tener. El objetivo de esta reunión es asegurar que los gerentes comprendan todo lo que has hecho y lo que tienen que hacer para mejorar.

  12. 12

    Ajusta y edita tu informe para crear un proyecto final. El proyecto final deberá incluir los resultados de la reunión del examen de auditoría. Distribuye el proyecto definitivo a los gerentes.

  13. 13

    Haz un seguimiento con el departamento o la empresa en un plazo de seis a 12 meses para saber si la empresa o el departamento ha hecho cambios para corregir los problemas identificados durante la auditoría.

  14. 14

    Escribe una carta formal a los gerentes que indiquen lo que has aprendido durante el seguimiento y cualquier trabajo adicional que sea necesario. Si la empresa o departamento ha cumplido con las expectativas, indica en la carta y establece que habiendo cumplido los objetivos de la auditoría, estás cerrando la misma.

Consejos y advertencias

  • Estate preparado para un poco de tensión durante el proceso de auditoría. Las personas a menudo están nerviosas acerca de los errores que puedes encontrar, incluso si los errores son inocentes, porque demasiados errores pueden significar que sus empleos están en juego. Asegúrales que es tu trabajo simplemente investigar, no dar ninguna recompensa o castigo. Siempre explica la razón exacta por la que solicitas datos específicos para que los trabajadores entiendan el motivo.

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