Cómo mantener fondos en custodia

Escrito por kelly bowlin | Traducido por alejandro moreno
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Cómo mantener fondos en custodia
Los fondos en custodia requieren registros detallados. (Comstock/Comstock/Getty Images)

Los fondos en custodia son cantidades depositadas por un comprador o vendedor en una cuenta en custodia de un tercero neutral donde los fondos son retenidos hasta que se completa un depósito. Los fondos mantenidos en una cuenta en custodia se consideran fondos en fideicomiso. Sólo pueden ser desembolsados con una autorización escrita de todas las partes de una garantía. Se aplican reglas estrictas al tipo de cuenta donde deben ser mantenidos al igual que para el registro que se lleva.

Nivel de dificultad:
Difícil

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Necesitarás

  • Nombre de presentación de negocio ficticio
  • Número de identificación federal
  • Resolución corporativa para abrir una cuenta
  • Sistema de contabilidad de doble entrada con libros mayores auxiliares
  • Depósito bancario inicial

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Instrucciones

    Abre un fideicomiso

  1. 1

    Contacta a un banco de negocios para abrir un fideicomiso. La mayoría de los bancos comerciales ofrecen este servicio, al igual que los bancos de negocios. Es una cuenta separada que sólo puede usarse para fondos en custodia recibidos y desembolsados. La mayoría de los bancos pedirá un nombre comercial ficticio si el fideicomiso se establecerá en nombre de cualquiera que no sea un individuo. También pedirán un número de identificación federal para la empresa. Éste se obtiene de Hacienda (Internal Revenue Service, IRS). Si la cuenta es abierta por una corporación, el banco requerirá una copia de la resolución corporativa autorizando que se establezca la cuenta. La cuenta también debe decir "fideicomiso" en el título.

  2. 2

    Haz el depósito inicial en la cuenta en custodia. Las leyes estatales varían en relación a cuánto dinero puede depositarse en una cuenta en custodia por el propietario de la cuenta. Esto es para evitar la mezcla de fondos entre el dueño de la cuenta y los depósitos de clientes. Por ejemplo, en California, el depósito máximo a un fideicomiso por el propietario es de US$200. Deberías contactar a tu departamento estatal de corporaciones para determinar los límites que se aplican.

  3. 3

    Establece un sistema de contabilidad para el fideicomiso. El sistema debe contener un libro mayor general que muestre todos los fondos depositados y retirados de la cuenta incluyendo cualquier cargo o cuota del banco. El libro mayor también debe contener uno auxiliar para cada transacción que se realiza. Por ejemplo, si se abre un fondo en custodia en la compra de una casa, debería asignársele un número de identificación. Este número se introduce en el libro mayor auxiliar, donde cualquier depósito o retiro de ese fondo en custodia debe registrarse separadamente.

    Mantenimiento de registros para fondos en custodia

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    Deposita los fondos en custodia recibidos en la cuenta de fideicomiso. Siempre dale a los clientes una copia para el recibo de los fondos que te dieron y una copia del comprobante de depósito del banco. También quédate una copia del depósito para tus registros.

  2. 2

    Haz una entrada en el libro mayor general mostrando los fondos recibidos y también en el auxiliar asignado a la transacción específica que se relacione con los fondos depositados.

  3. 3

    Haz el balance de todos los libros auxiliares cada mes para que el total de éstos combinados sea igual al balance del libro mayor de la cuenta de fideicomiso.

    Desembolsar fondos en custodia y hacer el balance de la cuenta

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    Desembolsa fondos escribiendo un cheque de un fideicomiso pagadero a cualquiera autorizado para recibirlos.

  2. 2

    Haz una entrada en el libro mayor general mostrando los fondos retirados al igual que en el libro auxiliar mostrando el mismo retiro.

  3. 3

    Haz el balance de la cuenta al final de la transacción asegurándote que haya un balance de cero mostrado en el libro auxiliar para la transacción. Por ejemplo, si durante un fideicomiso un depósito se recibió y se mantuvo la cantidad de US$5.000, entonces cuando la transacción cierre, esta cantidad debería desembolsarse de manera que el balance en el fideicomiso para esa transacción sea cero.

  4. 4

    Concilia el fideicomiso con la cuenta de banco al final del mes. Por ejemplo, el balance en el fideicomiso debería ser igual al balance ajustado de la cuenta de banco al final de cada mes. El balance ajustado de la cuenta de banco es el balance final del extracto de cuenta más cualquier depósito que todavía no sea mostrado por el banco, menos cualquier cheque aún no registrado por el banco.

Consejos y advertencias

  • Hay varios sistemas de contabilidad disponibles diseñados específicamente para cuentas de fideicomiso. Contacta a tu contador local o a tu CPA para que te aconsejen sobre cómo establecer un sistema de registro de fideicomiso.
  • Ten cuidado de nunca mezclar tus fondos personales con fondos en custodia. Esto significa no depositar dinero personal o de la compañía en un fideicomiso o retirar fondos en custodia para uso personal.

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