Cómo hacer un mapa de procesos

Escrito por robin tyndall | Traducido por enrique pereira vivas
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Cómo hacer un mapa de procesos
Ejemplo de un mapa de procesos básicos.

Un mapa de procesos proporciona una representación visual de cómo se ve tu proceso de principio a fin, incluyendo los pasos, la secuencia de pasos, transferencias y otras interacciones. Ser capaz de "ver" tu proceso de principio a fin puede ser una poderosa manera de encontrar el lugar donde las cosas están funcionando bien, donde el trabajo no fluye bien, donde los pasos pueden ser innecesarios o redundantes, donde los pasos son demasiado complejos o cuando el proceso contiene bucles infinitos o innecesarios. Los mapas de procesos ofrecen una base para identificar acciones de mejora y realizar un proceso más eficiente y eficaz.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Necesitarás

  • Fichas o notas adhesivas
  • Aplicación que proporcione formas básicas diagrama de flujo, tales como MS PowerPoint, MS Word, Visio, SmartDraw, etc

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Instrucciones

    Creación del mapa de procesos

  1. 1

    Usando tus recursos (tu propio conocimiento del proceso, los miembros del equipo, procedimientos documentados, etc), escribe cada paso del proceso en una ficha separada o en notas adhesivas. Los pasos pueden ser tan básicos o tan detallados como sea necesario. Nota: Mientras más detallados sean los pasos, más complejo puede llegar a ser tu mapa de procesos. (Por ejemplo, si estás haciendo un mapa de procesos de prepararte para ir al trabajo en la mañana, el primer paso podría ser tan simple como "Despertarte" o tan detallado como "Apagar la alarma, abrir los ojos, sentarte, levantarte de la cama"). Ambos describen la misma actividad.

  2. 2

    Desplázate por las fichas o notas para poner los pasos en orden secuencial a medida que ocurran. Si estás trabajando con un equipo, asegúrate de que el equipo tenga un consenso sobre la secuencia.

  3. 3

    Dibuja el proceso. Cualquiera de las aplicaciones mencionadas tiene un comando "Insertar". Elige "Formas". Las formas más comunes utilizadas en un mapa de procesos básicos son flechas ovales, rectángulo, diamante y el conector. Describe el paso en el interior de la forma. Consulta las ilustraciones para más detalles.

  4. 4

    Revisa el mapa de procesos. Compara la forma en que tus referencias describieron el proceso. ¿Tiene un comienzo definido, secuencia de pasos y un final? ¿Hay puntos de importantes decisiones? Asegúrate de que el mapa de procesos coincida con lo que fue descrito originalmente o consigue el consenso del equipo en su exactitud.

  5. 5

    Si este mapa de procesos va a ser documentación oficial para tu organización, revisa tu mapa final con la persona responsable de la operación del proceso, o el dueño del proceso. Por lo general, se trata de un gerente del departamento que ejecuta el proceso.

Consejos y advertencias

  • Puedes hacer los pasos en el proceso como de nivel alto o tan detallado como los necesites, pero asegúrate de que el nivel sea constante en todo el mapa.
  • Si el proceso que estás desarrollando se extiende fuera de tu área de especialización, es necesario que te asegures de que todo lo que el documento contenga esté en consonancia con lo que la parte exterior o las partes realmente están haciendo. Lo mejor es tener un acuerdo con los pasos antes de comenzar el diagrama de flujo; cuando el mapa esté completo, revísalo con terceros que participen o tengan interés en el proceso.
  • Asegúrate de que tu mapa de procesos refleje lo que está ocurriendo realmente en el proceso, no lo que tú piensas que está ocurriendo o lo que te gustaría ver realizado. El valor de un mapa de proceso bien documentado es ver el estado "como es".

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