Cómo hacer mapas de procesos de negocio

Escrito por heidi wiesenfelder | Traducido por ehow contributor
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Cómo hacer mapas de procesos de negocio
(Image by Heidi Wiesenfelder)

Los mapas de procesos de negocio le proporcionan a los líderes empresariales la oportunidad de aclarar cómo se están realizando en realidad los procesos. Se ponen de manifiesto problemas como los cuellos de botella y la variación en la forma en que el proceso se lleva a cabo por diferentes grupos o individuos. Los líderes también pueden saber si la forma en que se encuentra el proceso actualmente difiere de la forma en que se debe hacer. La creación de un mapa de procesos, también llamado diagrama de flujo, es un componente importante de la gestión y mejora de procesos Seis Sigma, pero puede ser beneficioso incluso sin el marco completo de Seis Sigma.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Necesitarás

  • Notas adhesivas (opcional)

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Instrucciones

  1. 1

    Recopila información de las personas que actualmente realizan el proceso acerca de cómo se hace. Asegúrate de averiguar si las medidas pueden variar según las diferentes circunstancias o para diferentes personas. Céntrate en cómo el proceso se está haciendo actualmente, no en cómo se supone que debe hacerse.

  2. 2

    Decide qué tipo de mapa de procesos se creará. Un diagrama de flujo de actividad básica muestra el flujo de los pasos en el proceso, incluyendo los puntos de decisión, mientras que un diagrama de flujo de despliegue también describe claramente la participación de diferentes grupos o personas. En este último caso, crea columnas para cada individuo o grupo, y dibuja cada paso en la columna correspondiente para indicar quien esta realizando el paso.

    Cómo hacer mapas de procesos de negocio
  3. 3

    Comienza tu mapa de procesos de negocio mediante la elaboración de un rectángulo oval o redondeado, el símbolo estándar para el punto de partida. Para un diagrama de flujo de actividad, dibuja el punto de partida en la parte superior izquierda de la página de tu documento o una página de software. Para obtener una tabla de despliegue, dibuja en la parte superior de la columna correspondiente.

  4. 4

    Etiqueta el punto de partida con una frase que indique que es el punto de partida, tal como "llamada de ingreso" o simplemente "Inicio". Cada uno de tus pasos serán etiquetados de esta manera y deben incluir un verbo para representar una acción tomada.

  5. 5

    Crea cada uno de los pasos del proceso dibujando un rectángulo y etiquetándolo. Cada paso debe tener su propia representación. No combines los pasos en una sola forma usando la palabra "y" para conectar más de un verbo o acción.

  6. 6

    Conecta los pasos con flechas que indiquen la dirección del flujo del proceso. No hay problema si el mapa se envuelve en varias líneas para que quepa en la página; las flechas hacen que el flujo tenga sentido independientemente de la disposición física de los pasos.

  7. 7

    Usa una forma de diamante para representar un punto de decisión en cualquier momento que el siguiente paso dependa de una circunstancia específica. Por ejemplo, un mapa de procesos para un carrito de compras en línea tendría un punto de decisión que representa la elección del cliente para pagar con tarjeta de crédito o con PayPal.

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    Indica los pasos que siguen a un punto de decisión mediante la creación de los símbolos rectangulares y etiquetados, y la adición de flechas para mostrar el flujo del proceso. Etiqueta cada una de las flechas que van desde el punto de decisión para aclarar la situación que lleva a seguir ese camino. En nuestro ejemplo, el uso de la etiqueta "PayPal" en una flecha y "tarjeta de crédito" para la otra.

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    Añade un óvalo final o una forma de rectángulo redondeado con la etiqueta "Fin" en el último paso para indicar el final del proceso.

  10. 10

    Revisa tu mapa de procesos para asegurarte que se lea correctamente. También ten unos pocos individuos que realicen el proceso de revisión, para asegurarte de que muestra con exactitud lo que ellos hacen.

Consejos y advertencias

  • Programas tales como Microsoft Visio tienen características especiales para la creación de mapas de procesos, pero otros programas gráficos o PowerPoint pueden usarse también. La primera vez que recopiles información sobre el proceso, escribe cada paso en una pequeña nota adhesiva y luego colócalas para mostrar el flujo del proceso. Este método puede ser más fácil que tratar de crear el mapa de procesos de una vez desde el principio. Si el proceso implica una gran cantidad de traspasos entre grupos o individuos, es posible que desees utilizar un diagrama de flujo de despliegue para ilustrar explícitamente la participación de las distintas partes.

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