Las mejores prácticas para el manejo del efectivo

Escrito por flora richards-gustafson Google | Traducido por walter f. stocco
Las mejores prácticas para el manejo del efectivo

La colocación de controles sobre el manejo del efectivo ayuda a tu balance final.

Brand X Pictures/Brand X Pictures/Getty Images

El efectivo es algo más que monedas y billetes en el mundo de los negocios. También incluye cheques, transacciones de tarjetas de crédito y giros postales. Mediante el uso de técnicas de mejores prácticas para el manejo del efectivo, ayudas a reducir los errores y a asegurar la rendición de cuentas, incluso si la cantidad de dinero que manejas es baja. Mediante la creación y la implementación de controles de manejo de efectivo, puedes crear un proceso eficiente para la gestión de pagos efectuados y del dinero que recibas.

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Responsabilidad del efectivo

Lleva un registro de las personas que tienen acceso al dinero en efectivo de una empresa y ten en cuenta las responsabilidades de cada persona que maneja el efectivo. Debes saber dónde está el efectivo de tu empresa en todo momento y ser capaz de rastrear irregularidades en individuos específicos. Puedes lograr esto haciendo que cada pago tenga un recibo de caja expedido y registrado, dando a cada cliente un recibo y documentando todas las transferencias. Un supervisor siempre debe aprobar transacciones anuladas o reembolsadas y verificar los depósitos en efectivo.

Separación de deberes

Cuando una o dos personas tienen la responsabilidad de manejar el efectivo, hay un mayor riesgo de fraude. Al separar las funciones de manejo de dinero entre varias personas, una sola persona no puede tener control sobre el proceso de manejo del efectivo. Haz que diferentes individuos registren los pagos en efectivo en registros contables, reciban dinero, depositen fondos, reconcilien los pagos en efectivo en los registros contables, paguen cuentas y confeccionen cheques de pago. Cuando separes los distintos deberes del manejo de efectivo, cada individuo será responsable ante los demás en el proceso de dicho manejo.

Reconciliación del efectivo

Cuando tienes prácticas de reconciliación de efectivo en el lugar, puedes confirmar que los empleados registraron las transacciones en efectivo correctamente y así tener un sistema de controles y equilibrios. Como mínimo, debes revisar tus estados de cuenta bancarios contra los recibos de efectivo y depósitos en forma mensual. Además de registrar los pagos en efectivo tan pronto como los recibas, cuenta y haz un balance de tus recibos de efectivo todos los días y compara todos los recibos con las boletas de depósito. Además de la conciliación mensual prevista de efectivo, lleva a cabo una verificación sorpresa de los registros contables cada mes.

Seguridad

Siempre que una empresa maneje dinero en efectivo, es importante mantener el dinero y a los empleados de manera segura. Para proteger tus activos financieros, siempre verifica los antecedentes de los futuros empleados antes de extender las ofertas de empleo. Siempre mantén el efectivo guardado en un lugar seguro y detalla tu política de gestión de efectivo en el manual del empleado. Limita el número de personas que tengan acceso al dinero en efectivo a la menor cantidad posible y sólo da contraseñas y combinaciones al personal autorizado. Cada año, o cada vez que un empleado que maneja efectivo sale de la empresa, cambia todas las combinaciones y contraseñas. Siempre que un empleado cuente el efectivo, debe hacerlo en un lugar donde el público o los clientes no lo puedan ver. Al llevar dinero de un lugar a otro, para hacer un depósito o si su empresa tiene un campus grande, utiliza el sistema de compañeros. Siempre minimiza la cantidad de dinero en efectivo de tu negocio durante la noche para que no sufras una gran pérdida en caso de incendio o robo.

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