Fórmulas de contabilidad básica: ¿cómo calcular la depreciación de una computadora?

El éxito de tu empresa no solo depende de cuántas investigaciones de mercado hagas, de tus estrategias de marketing o de la demanda. Conocer algunas fórmulas de contabilidad básica también es esencial porque te ayudará a entender la importancia del costo unitario de tus productos o de la depreciación de los equipos que utilizas para producirlos.

Y es que, saber cómo calcular la amortización o depreciación de los activos fijos representa un beneficio por partida doble. Por un lado, podrás declarar la adquisición y la pérdida continua del valor del bien en materia tributaria y, por el otro, tendrás un tiempo de vida útil estimado para cada máquina de la compañía.

De esta forma, podrás preparar un apartado de contingencia dedicado al mantenimiento, reparación y posible reemplazo de tus equipos, haciendo que cada inversión que hagas sea más inteligente.

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La depreciación de lo activos es una de esas fórmulas de contabilidad básica que empresarios, administradores y autónomos necesitan entender. Y para hacerlo, lo primero que hay que tener claro es qué es un activo fijo.

La contabilidad define a los activos como todos aquellos bienes inmuebles, muebles y derechos tangibles o intangibles que representan un valor económico y que, usualmente, sirven para generar un beneficio o facilitar la producción. Dependiendo de su duración, hay activos corrientes o no corrientes. Estos últimos son los que llamamos fijos.

Los activos fijos o no corrientes son aquellos bienes que tienen una duración estimada de un año o más, como las computadoras, portátiles, tabletas, vehículos, servidores y máquinas o aparatos electrónicos.

Todo activo fijo que adquieres para tu empresa -para el ejercicio de tu profesión e incluso, para el uso doméstico- tiene una duración estimada en años. A esta duración le llamaremos vida útil.

Ahora bien, con cada día que pasa, el bien reduce su valor inicial -precio de compra- alcanzando un valor residual -precio de venta del artículo usado- que, lógicamente, es mucho más bajo que la inversión. A este proceso natural -que podríamos comparar con el envejecimiento- se le conoce como depreciación.

¿La depreciación es diferente a la amortización? Sí y no. Conceptualmente, son lo mismo. Ambas miden qué tan rápido -y por cuánto tiempo- un activo fijo pierde su valor. La diferencia radica en el tipo de bienes en los que se centran.

Mientras los activos fijos tangibles -como las portátiles, un vehículo, un local comercial o las máquinas de una cadena de producción- se deprecian; los activos fijos intangibles -como un fondo de comercio, una marca registrada, una patente o los derechos de autor sobre un libro o canción- se amortizan.

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Antes de entrar de lleno en las fórmulas de contabilidad básica para el cálculo del valor residual y la depreciación de un activo fijo tangible, pongamos un caso de ejemplo:

Un abogado que ejerce el libre ejercicio de su profesión compra una portátil para su oficina en USD $1.000. A este precio le llamaremos valor inicial. Ahora bien, el valor inicial no es una cifra fija. Recuerda que los equipos electrónicos pierden su valor por el paso del tiempo, el lanzamiento al mercado de nueva tecnología, el uso y el desgaste.

Por tanto -y después de 5 años de vida útil- es entendible que la portátil no cueste lo mismo. De hecho, su valor se reduce a su mínima expresión, quedando en una cifra que se conoce como valor residual y, pasado ese tiempo, debería reemplazarse.

El valor residual de un equipo -cualquiera que sea- se calcula teniendo en cuenta el valor inicial y su vida útil.

Si bien los equipos de fábrica informan a sus consumidores sobre la vida útil promedio de un vehículo, máquina o computadora; este no es el valor referencial que tomarás en cuenta para tu cálculo. Cada país tiene unas leyes contables y es en esos cuerpos normativos donde se expresa el valor que usarás en la fórmula.

En el caso de las portátiles, por ejemplo, el estándar varía dependiendo del país entre 5 y 10 años. Siguiendo el caso del ejemplo -y tomando en cuenta el valor de 5 años de vida útil- calculemos el valor residual de la computadora personal reemplazando nuestros datos en la siguiente fórmula:

Valor residual = Valor inicial / vida útil en años

Valor residual = $1.000 / 5 años = $200,00

No hay una sola forma para aprender cómo calcular la depreciación de una computadora o de cualquier otro activo fijo tangible que tengas. De hecho, hay varias. El método de depreciación lineal te permitirá dividir en partes iguales la depreciación total de un bien según su vida útil. Esta es quizás la fórmula básica.

El segundo método calcula la depreciación constante o acumulada, en el que la pérdida de valor es mayor durante el primer año y va decreciendo a medida que pasa el tiempo. El tercer método se basa en un calendario de depreciación que utiliza distintas tasas por año para descubrir la depreciación acumulada.

Veamos cómo se efectúan los dos más comunes tomando los datos del ejemplo anterior:

Depreciación = (valor inicial - valor residual) / vida útil en años

Depreciación = $1.000 - $200 = $800 / 5 años = $160

Según el método de la depreciación lineal, la depreciación acumulada de la portátil es de $800. Por tanto, tendrá que registrarse una depreciación por año de $160 hasta alcanzar el valor residual de $200.

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Para aplicar este método, primero tienes que calcular la tasa de depreciación anual de la portátil siguiendo esta fórmula:

Tasa de depreciación = (100% / vida útil en años) x 2

Tasa de depreciación = (100% / 5 años) = 20% x 2 = 40%

Ahora, calcula la depreciación del primer año aplicando la tasa del 40% al valor inicial del bien.

Depreciación 1° año = valor inicial x tasa de depreciación

Depreciación 1° año = $1.000 x 40 % = $400

En el ejemplo, la depreciación del primer año es de $400. Haz lo mismo con todos los años hasta que el costo de la depreciación sea menor al valor residual, que, en el caso de nuestro ejemplo, es $200.

Depreciación 2° año = (valor inicial - depreciación acumulada) x 40%

Depreciación 2° año = ($1.000 - $400) = $600 x 40% = $240

Recuerda restar la depreciación por año al valor inicial (depreciación acumulada) para conseguir el valor depreciado por año. Ejemplo:

D. 3° año = [valor inicial - (d. 1° año + d. 2° año + ...)] x tasa de depreciación

Depreciación 3° año = [$1000 - ($400 + $240)] x 40% = $144

Como para el cuarto año el valor depreciado es de $216 -[$1.000 - ($400+ $240 + $144)] = $216- y el valor residual del bien es de $200, la depreciación del cuarto año será el total del valor restante, es decir, $16. En el quinto año de vida útil no tendrás que calcular nada porque la portátil ya ha llegado a su valor de rescate o residual.

Según este ejemplo, la depreciación se registra durante cuatro años de forma decreciente:

Depreciación acumulada = $400 + $240 + $144 + $16 = $800

Como ves, la depreciación acumulada ($800) y el valor residual ($200) es el mismo que en la fórmula de depreciación lineal. Lo que cambia es el registro anual de la depreciación -o costo por año de vida útil- en los libros contables.