Métodos contables periódicos y perpetuos
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Las empresas que mantienen inventarios eligen entre los sistemas de inventario periódico y perpetuo. Los sistemas de inventario periódicos concilian el inventario mantenido en los registros contables en forma periódica. Esto suele ser mensual o trimestralmente, y debes hacer anotaciones en la cuenta al finalizar los recuentos de inventario. Los sistemas perpetuos utilizan contabilidad computarizada para actualizar los registros cuando cada artículo del inventario es vendido, y los recuentos de inventario se utilizan únicamente para verificar los totales de inventario de equipos y detectar el robo de artículos.
Ventajas periódicas
El método de inventario periódico es el método más sencillo de registro y seguimiento de la actividad del inventario. Debido a que se hacen el recuento de inventario y los asientos contables solamente al final del período contable, pueden completarse fácilmente sin la necesidad de un software de contabilidad, lo que hace que el sistema periódico sea atractivo para las pequeñas empresas y para las empresas que no tienen una gran cantidad de inventario.
Desventajas periódicas
Debido a que el método de inventario periódico sólo examina los saldos de inventario al final del período contable, si ocurre un robo o disminución de alguna parte del inventario, puede ser difícil para la empresa poder hacer un seguimiento sobre cuándo ocurrió. Los usuarios del sistema de inventario periódico no pueden determinar la cantidad de inventario disponible en cualquier momento durante el período; esto puede causar que las empresas experimenten escasez de productos si no se dan cuenta de que las ventas son mayores a lo esperado.
Ventajas perpetuas
Las empresas que adoptan el sistema de inventario perpetuo son capaces de obtener información en tiempo real sobre los niveles de inventario, realizar conteos de inventario en cualquier momento durante el período y examinar las posibles discrepancias a medida que se producen. Los sistemas perpetuos gestionan los inventarios de forma proactiva. Además, muchos sistemas perpetuos son altamente automatizados, dándole a la gestión la capacidad de crear informes personalizados para resolver cuestiones especializadas de contabilidad.
Desventajas perpetuas
Los sistemas de inventario perpetuos, aunque son poderosos, pueden ser costosos y demasiado complejos. Además, dado que la dirección recibe informes periódicos computarizados basados en las cantidades de inventario calculado, los directivos pueden volverse complacientes con los controles de inventarios físicos, como los recuentos de inventario y controles periódicos de la disminución de artículos de alto valor. En algunas empresas que utilizan sistemas perpetuos, los recuentos de inventario sólo se producen una vez al año.
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Referencias
- "Principles of Financial Accounting" (principios de contaduría financiera); Larson, et al; 2005
Sobre el autor
John Freedman's articles specialize in management and financial responsibility. He is a certified public accountant, graduated summa cum laude with a Bachelor of Arts in business administration and has been writing since 1998. His career includes public company auditing and work with the campus recruiting team for his alma mater.
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