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Métodos internos de control de caja

Escrito por christian fisher Google | Traducido por enrique pereira vivas
Métodos internos de control de caja

Métodos internos de control de caja.

Comstock/Comstock/Getty Images

El control efectivo de tu negocio consiste en una contabilidad diligente y en la seguridad. Por el lado positivo, de acuerdo a la Administración de Pequeños Negocios de Estados Unidos, las transacciones en efectivo están menos sujetas a fraude, cuotas, períodos y errores de pago en espera. En el lado negativo, un efectivo que no está bien controlado puede atraer a un mayor escrutinio por parte del IRS y a una tentación delictiva de los empleados y otros. La aplicación de varios métodos de control interno de efectivo pueden ayudar a minimizar los riesgos.

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Habilitación de empleados

El control de efectivo se inicia con la gente. Los empleados que manejan dinero en efectivo o equivalentes de efectivo que incluyen cheques y boletas de tarjeta de crédito, deben ser investigados a fondo. Las verificaciones de antecedentes penales, la detección de drogas y la verificación de un empleo anterior pueden ser partes del proceso de selección. Según un informe del Journal of Management and Marketing Research sobre el impacto del crimen en los negocios, "la verificación de antecedentes también debe incluir un informe del historial de crédito, ya que algunos empleados pueden recurrir a la malversación de fondos de la empresa cuando las presiones financieras por la adicción a las drogas, el adulterio, el juego o los gastos médicos parecen insuperables".

Documentar las transacciones

Mantener los recibos de las transacciones en efectivo permite tener una contabilidad precisa y satisface al IRS mediante la creación de lo que el Departamento de Comercio de EE.UU. llama una "pista de auditoría indiscutible". Los recibos numerados de dos piezas son ideales, a medida que te permiten dar una copia de la factura a tu cliente y mantener la otra copia para tus archivos. Un recuento regular de las cajas registradoras puede ayudar a asegurar la exactitud. Las calculadoras de impresión y los libros de recibos también pueden ser útiles en la documentación de las transacciones en efectivo.

Segregación de funciones

Parte del control interno de efectivo está en poner a más de una persona a cargo de la auditoría de transacciones en efectivo. Las normas propias de la Universidad de Yale para la segregación de deberes requieren que ninguna persona debe ser el único encargado de manejar las transacciones en efectivo inicial, el mantenimiento de registros, la conciliación de los saldos, el transporte o el depósito de dinero en efectivo y la aprobación de la contabilidad. De acuerdo con la Universidad de Yale, "Cuando estas funciones no pueden ser separadas, se requiere una revisión de supervisión detallada de las actividades relacionadas como una actividad de control de compensación".

Asegurar el efectivo

La instalación de cámaras de video y el uso de cajas de seguridad para almacenar dinero en efectivo son métodos de protección del efectivo en los puntos donde las transacciones se llevan a cabo. La asignación de un empleado y un supervisor juntos para gestionar la seguridad de tu negocio o hacer depósitos bancarios es un método que ayuda a proteger el dinero antes y durante su tránsito. La conciliación de ingresos de caja con los registros de los depósitos bancarios sobre una base diaria y llevar a cabo revisiones mensuales de la contabilidad general de tu empresa son maneras de mantener los ojos vigilantes en los registros de caja internos y prevenir problemas con el IRS.

Consejo del IRS

Según el IRS, "Si, en un período de 12 meses, recibes más de US$10.000 en efectivo de un comprador, como resultado de una operación en su ocupación o negocio, debes informar de ello al Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés) y a la Red Contra los Delitos Financieros (FinCEN, por sus siglas en inglés) en el Formulario 8300". Las empresas tienen 15 días a partir de la fecha de recepción de una única transacción en efectivo de US$10.000 o más para presentar el Formulario 8300 con el IRS.

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