Como usar Microsoft Outlook como un CRM

Escrito por wendy roltgen | Traducido por daniela laura arjones
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Como usar Microsoft Outlook como un CRM
Usando Microsoft Outlook como CRM. (Ciaran Griffin/Stockbyte/Getty Images)

El software de Manejo de Relaciones con el Cliente (Customer Relationship Management - CRM) permite gestionar de forma eficaz la información del cliente. La información de contacto del cliente, notas, actividades y otros detalles se pueden introducir en la sección de contacto de Microsoft Outlook con Business Contact Manager. El software también puede ayudarte a organizar la información del cliente en categorías y gestionar las actividades de los clientes y el seguimiento de tareas. Microsoft Outlook con Business Contact Manager ofrece varias herramientas para manejar tu CRM.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Instrucciones

  1. 1

    Enciende tu computadora y ejecuta Microsoft Outlook con Business Contact Manager.

  2. 2

    Organiza los contactos de los clientes en categorías. Para asignar un contacto a una categoría, haz doble clic en el contacto que deseas cambiar en la ventana de contactos para abrir la información de contacto del cliente. Asigna una categoría al cliente seleccionando una categoría en el menú desplegable, situado en la ventana principal de contacto del cliente. Si no ves una categoría que te gustaría usar, puedes crear una nueva, escribiendo el nombre de la nueva categoría en el cuadro de texto. Por ejemplo, es posible que desees agrupar todas las nuevas ventas dentro de una categoría titulada "Oportunidades de ventas".

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    Asigna tareas a un cliente. Abre su información de contacto y haz clic en la pestaña "Acciones". Selecciona la opción "Nueva tarea para el contacto" Las tareas en Microsoft Outlook aparecen en la sección "Tareas". Puedes asignar fechas, detalles de clientes e indicar el progreso de cada tarea de contacto con el cliente. O si lo prefieres, puedes utilizar citas para iniciar las actividades de seguimiento con el cliente. Las citas aparecen en el calendario, pero las tareas no.

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    Introduce notas relevantes de los clientes en la página de contacto del cliente. La ficha "Actividades" proporciona un resumen de todas las reuniones y tareas asignadas a este cliente. También puedes ver mensajes de correo electrónico de esta sección.

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    Asigna fechas de seguimiento para contactar a los clientes y responder a las consultas por correo electrónico. Usa un color diferente para marcar el tipo de actividades de seguimiento. Por ejemplo, un indicador amarillo podría indicar un cliente que necesita que le envíen un contrato. Una bandera verde podría significar que se requiere una llamada telefónica de seguimiento. Para cambiar el color de una bandera en un mensaje de cliente, haz clic con el botón derecho en el icono de la bandera y elige el color de la bandera correspondiente. Los plazos se pueden agregar mediante la opción "Agregar un recordatorio" al hacer clic derecho sobre la bandera.

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    Archivo completo de contactos y tareas en una carpeta. Para crear una nueva carpeta, ve al menú "Archivo" y selecciona "Nueva carpeta". Escribe el nombre de la carpeta e indica la ubicación en la que deseas que se grabe.

  7. 7

    Dedica tiempo cada día para organizar y presentar los datos de CRM con el fin de mantener sus e-mails, actividades de seguimiento de clientes, contactos e información al día.

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