¿Qué es el modelo de proceso de negocio?

Escrito por jackie lohrey | Traducido por mary gomez
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¿Qué es el modelo de proceso de negocio?
Las empresas utilizan modelos de procesos como herramientas para lograr la eficiencia. (process flow image by Christopher Hall from Fotolia.com)

En el mundo de los negocios, la eficiencia es un ideal muy buscado. Esta agiliza los procesos de negocio, ahorrando así tiempo y dinero, a la vez que aumenta el potencial de ganancias. Lograr la eficiencia requiere que una empresa invierta tiempo analizando los procesos y procedimientos para ubicar y modificar aquellos que no contribuyen a este ideal. Crear un modelo de proceso de negocios que establezca una línea de base para la actividad es una manera de completar este análisis.

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Propósito

El propósito principal de un modelo de proceso de negocio es entender y desafiar. Visualizar una representación física de los procesos de negocio actuales te ayuda a comprender los métodos de proceso, muestra dónde un proceso no encaja y reta a las actuales formas de pensar. Un modelo de proceso puede ayudar a tomar decisiones sobre la información, sistemas, capacitación, documentación, interacción e individuos que necesitas para que se lleve a cabo un trabajo. Además, este puede ayudar a otros departamentos, como por ejemplo, al departamento de TI, para crear programas que trabajen con, no contra, "la forma en que trabajas".

Identificación

Un modelo de proceso de negocios es una herramienta de identificación. Define un objetivo, como resolver problemas de facturación que impiden que los clientes paguen su factura, y luego define y analiza las actividades involucradas con este proceso. Además de las medidas físicas, el análisis incluye elementos como secuencia de actividades, funciones y responsabilidades, estructura de la autoridad, cómo se integra la actividad con otros procesos, requerimientos de la información, documentación existente y observación de lo bien que la tecnología disponible encaja en el proceso de negocio. Las herramientas de modelado como mapas mentales, diagramas de flujo y otros diagramas ayudan a documentar el proceso de negocio y, finalmente, ayudan a crear un modelo de proceso.

Representación

La representación física de un modelo de proceso de negocio incluye varias secciones. En primer lugar, establece el propósito o meta de la actividad, a continuación, proporciona una descripción general y determina si la actividad es opcional o siempre requerida. Una herramienta de modelado proporciona información sobre las medidas, procedimientos actuales y requisitos de entrada para completar la actividad. Luego se entrega documentación de las actividades de acuerdo al resultado esperado, así como un listado de los participantes requeridos para completar esas actividades, lo que completa el modelo de proceso de negocio.

Uso

Si bien un modelo de proceso de negocio puede comenzar como una herramienta para la identificación y análisis de los procesos y procedimientos comerciales actuales, también es una herramienta útil en otras áreas. Las empresas utilizan los modelos de procesos como una base de conocimiento central, puntos para el diseño de sistemas informáticos, como medios de agrupación para identificar áreas de interés para la capacitación de empleados y de ayuda en el desarrollo de planes de crecimiento empresarial. Los modelos de procesos de negocios fomentan la comunicación y la cooperación entre los departamentos, como TI y gestión, y ayudan a que las empresas alcancen un flujo de trabajo eficiente.

Limitaciones

El modelado de procesos de negocio enfrenta limitaciones internas y externas. Debido a la naturaleza impredecible de los negocios, no puedes crear un modelo de proceso para cubrir todas las situaciones posibles. Las situaciones inusuales exigen una respuesta que pueda desviarse del modelo. Además, los modelos de proceso se relacionan de alguna manera, por lo que un cambio en un solo proceso provoca un cambio en otros. Este "efecto dominó" externo puede verse más adelante.

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