MS Excel para contadores: trucos y consejos

Escrito por bonnie conrad | Traducido por juan manuel rodriguez
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MS Excel para contadores: trucos y consejos
(manos con finanzas image by Gabriel Gonzalez G. from Fotolia.com)

Los contadores y otros en el ámbito financiero pueden utilizar Excel para ayudarles a hacer un trabajo mejor y más eficaz. Esto es así porque este programa ampliamente utilizado proporciona un gran número de construcciones en las transacciones y funciones que se pueden utilizar para calcular la depreciación, retorno de la inversión e incluso crear planes financieros. Al tomarte tiempo para aprender más sobre los programas de contabilidad puedes ahorrarte aún más tiempo cuando realices cálculos financieros.

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Ahorrar tiempo con plantillas

Uno de los secretos mejor guardados de Microsoft Excel es que el programa ofrece una gran variedad de plantillas que se pueden utilizar para crear documentos de aspecto profesional. Desde los presupuestos de hojas de inventario, estas plantillas se pueden utilizar para crear hojas de cálculo detalladas en una fracción del tiempo que se tardaría en construir una hoja de cálculo desde el principio. Con una plantilla todo lo que necesitas hacer es introducir los datos en los campos correspondientes y todos los cálculos serán hechos por ti. Todas las fórmulas están incluidas en el diseño de la plantilla.

Las plantillas son también una excelente manera de aprender más acerca de las fórmulas utilizadas por Microsoft Excel. Al observar los campos donde se almacenan las fórmulas que puedes aprender acerca de cómo se utilizan, crearlas facilitará la construcción de las hojas de cálculo personalizadas en el futuro.

Crear una hoja de cálculo resumen

Una de las características más potentes de Microsoft Excel es la capacidad de construir cosas tales como los planes de operaciones presupuestarias y los inventarios. Los usuarios también pueden utilizar este programa para crear hojas de cálculo de resumen fáciles de utilizar que otros puedan utilizarlas sin necesidad de ingresar o entender los datos subyacentes. Los contadores y otros profesionales financieros pueden dedicar una parte de la hoja de cálculo para este fin, permitiendo a los clientes particulares o compañeros de trabajo ver los resultados de un vistazo.

La creación de una hoja de resumen es fácil. Simplemente dirígete a la hoja que deseas hacer el resumen, haz clic en la tecla más, luego dirígete a la hoja que contiene los datos que deseas agregar. Resalta el campo y pulsa enter, luego repite el proceso en las otras hojas que deseas agregar. Cuando los números de las hojas subyacentes hayan cambiado, tu hoja de resumen cambiará automáticamente también.

Ver tus inversiones crecer

A muchos contadores se les pide que ayuden a sus clientes a sacar el máximo provecho de sus inversiones, y Excel puede ser una poderosa herramienta. Proporciona una función de fácil uso llamada valor futuro, o FV (FV, del inglés future value), que proporciona el valor futuro de una inversión determinada dado un conjunto de circunstancias. Los usuarios simplemente ingresan el importe de partida de la inversión, el número de períodos de tiempo, el dinero adicional que invertirá y la tasa esperada de retorno. La función de FV entonces calcula el valor futuro de esa inversión. Esto hace que sea fácil de configurar una hoja de cálculo para ejecutar diversos escenarios rápidamente.

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