Cómo hacer una nómina de una empresa pequeña

Escrito por crystal welch | Traducido por hugo bautista
Cómo hacer una nómina de una empresa pequeña

La nómina es altamente regulada.

Ryan McVay/Photodisc/Getty Images

La nómina de una pequeña empresa es un área altamente regulada que implica todo, desde información personal de los empleados a los requisitos legales del gobierno federal. Esta es un área de negocio que, si no se hace correctamente, puede cosechar duras consecuencias. Implementar el mejor software de contabilidad de nómina para tu tipo de negocio, tener una secuencia de procesamiento de la nómina conjunto y comprender las reglas de impuestos de nómina y los reglamentos que existen, todos se combinan para asegurar el éxito de uno en el manejo de esta área adecuada, efectiva y eficiente. La puntualidad y la adhesión a los detalles son imprescindibles.

Nivel de dificultad:
Moderadamente difícil

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Necesitarás

  • Formularios y publicaciones de nómina
  • Sistema de contabilidad de nómina
  • Cuenta bancaria de nómina
  • Controles de contabilidad de nómina

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Instrucciones

  1. 1

    Determina el período de pago. ¿Es tu nómina procesada de forma diaria, semanal, quincenal o mensual? Desarrolla una programación mensual y adhiérete a ella. Distribuye un calendario tanto con la fecha de finalización del período de pago (fecha en la que los empleados deben tener tarjetas de tiempo dentro) y fecha de pago estipulada en él.

  2. 2

    Desarrolla formas de nómina internas como las solicitudes de licencia por enfermedad, solicitudes de vacaciones y permisos de solicitudes de ausencia. Solicita formularios y publicaciones del IRS. Formas esenciales relacionadas con la nómina de orden del IRS incluyen Circular E, una publicación que contiene todo lo que el pequeño empresario debe saber sobre la nómina y los impuestos involucrados, W-9 para la retención de cantidades de empleados, 941 (declaración trimestral) y 940 (declaración de impuestos anual).

  3. 3

    Compra software de nómina contable específico para tu tipo de negocio, por ejemplo: orientado a servicios, manufactura, comercio minorista, hostelería o médicos. Cada programa tendrá facetas orientadas a su área de especialidad, en un esfuerzo para hacer que el proceso de nómina opere lo más eficientemente posible.

  4. 4

    Abre una cuenta bancaria de nómina. Tener una cuenta bancaria específica para la nómina ayudará con el mantenimiento de registros mediante la segregación de las operaciones financieras de la empresa de la nómina. También se puede utilizar para rastrear los impuestos de nómina. Además, crea la presentación electrónica de impuestos sobre la nómina actual.

  5. 5

    Ordena cheques de nómina con el nombre y la dirección de tu empresa en ellos una vez que abras tu cuenta bancaria de nómina. Esto se puede hacer a través de tu entidad financiera o de una fuente externa. Asegúrate de que los controles cumplen con el programa de software de contabilidad.

  6. 6

    Da a cada nuevo empleado un formulario W-9, determina su tasa de pago e informales sobre cómo enviar sus horas de nómina. ¿Es a través de tarjeta de tiempo o la hoja de tiempo? Destaca la importancia de la presentación de la información a tiempo a la persona de la nómina.

  7. 7

    Introduce los datos de los empleados. Una vez que hayas recibido todas las propuestas sobre la nómina de empleados, comienza ingresando las horas, los días de enfermedad, vacaciones remuneradas y no remuneradas, deducciones tales como manutención de los hijos y los embargos en el software de contabilidad de nómina. Habrá un informe de nómina que resume la información. Vuelve a revisar estas cifras para determinar la corrección de los datos que introduces.

  8. 8

    Determina los impuestos de nómina. Una vez que se introducen todos los datos de nómina de los empleados, se calculan los impuestos sobre la nómina. El software de contabilidad de nómina calcula esta cantidad, incluyendo la parte correspondiente del empleador de FICA. Verifica estas cifras mediante la lectura de la Circular E y calculando la cantidad de forma manual.

  9. 9

    Imprime y distribuye los cheques de nómina. La impresión de tus cheques de nómina también implica el paso de registrar transacciones en las cuentas de nómina. Verifica que la información se ha publicado correctamente. Reparte los cheques cuando estén listos.

  10. 10

    Envía impuestos sobre la nómina. Para evitar multas e intereses potenciales, se recomienda presentar electrónicamente los impuestos de nómina al IRS al completar el procesamiento de la nómina. Consulta con tus gobiernos estatales y locales para sus requisitos de presentación.

Consejos y advertencias

  • Si piensas que tu negocio es demasiado pequeño para justificar una cuenta de nómina separada que implica nóminas separadas, utiliza cheques de la compañía para los propósitos de nómina. Escribe la cantidad en retención en algún lugar de la cuenta, posiblemente en el talón de cheque.
  • Ten en cuenta la facilidad de no pagar impuestos sobre la nómina por no tener una cuenta bancaria separada que deberá abrirse en la nómina de sueldos.

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