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Obligaciones de un administrador de oficina

Escrito por alison datko | Traducido por guido grimann
Obligaciones de un administrador de oficina

Los administrativos de oficina son responsables del mantenimiento de un sentido de organización en toda la empresa.

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Las obligaciones de un administrativo de oficina pueden variar dependiendo de la empresa, pero existen algunas capacidades esenciales para casi toda persona que desempeñe esta función. Entre las más importantes se destacan la comunicación y la organización. Las habilidades en comunicación telefónica, escrita y oral son vitales, ya que estarás en contacto diario con muchas personas importantes. Puesto que los administrativos son responsables regulares del llevado a cabo de múltiples tareas, para alcanzar el éxito en esta posición precisarás un fuerte sentido de la organización.

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Contestar teléfonos

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Contestar teléfonos es una tarea necesaria, sin importar la industria o el campo específico en el que trabajes. Los administrativos de oficina tienen que tener excelentes habilidades para la atención telefónica, así como una voz amigable y agradable. Como administrativo, estarás hablando con clientes, proveedores y otros profesionales. Puede que tengas que contestar preguntas, identificar inquietudes o transferir la llamada hacia otro representativo de la empresa.

Manejo de la agenda

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Si fueras el único administrativo de la empresa, probablemente debas hacerte responsable por el mantenimiento de un calendario organizado acerca de citas y eventos. Tendrás que trabajar para una sola persona o para el personal por completo. Tendrás que llevar a cabo diversas cosas, tales como arreglar reuniones con clientes o planear reuniones de personal semanales. En algunos casos, también cumplirás el rol de asistente personal, así que quizás te encuentres organizando el cuidado del jardín y los servicios de piscina, confirmando reservas para cenas o preparando los lugares en donde tu jefe se va a alojar cuando viaje.

Comunicación

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Cuando trabajes de administrativo en una oficina, probablemente seas la voz de la empresa, a menudo hablando de parte de tus superiores. Debido a esto, es esencial contar con capacidades interpersonales. No sólo te estarás comunicando con personas dentro y fuera de la empresa, sino que serás el responsable de manejar información importante. La comunicación podrá ser tanto cara a cara como por teléfono, cartas, faxes y correos electrónicos.

Ingreso de datos

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Dependiendo de la empresa y de la profesión, quizás seas el responsable de la creación y el mantenimiento de hojas de datos o del ingreso de información a la base de datos de una empresa. Por ejemplo, un administrativo de oficina en una empresa de construcción podría tener que mantener una hoja de datos acerca de los proveedores locales y los costos de los materiales. La mayoría de las empresas también llevan un registro detallado acerca de información previa sobre los clientes: direcciones, números de contacto, direcciones de correo electrónico y notas de servicio.

Organización

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Esta es la categoría más inclusiva y quizás la más importante. Los administradores brindan un sentido de la organización y la eficiencia en toda la oficina, y en otros aspectos de la empresa. Lo logran manteniendo los sistemas de datos de forma ordenada y un ambiente prolijo y libre de desorden.

Recados

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En ocasiones , los administradores también realizan recados que no encajan con ningún puesto de trabajo en particular. Estas tareas pueden incluir la realización de depósitos bancarios, realizar las compras de artículos necesarios para la oficina o recoger el almuerzo para el personal, aunque no se limitan únicamente a ellas.

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