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Obligaciones de un gerente de administración interna

Escrito por mindy schwartz | Traducido por beatriz mónica graciela castellini de olgiati
Obligaciones de un gerente de administración interna

Obligaciones de un gerente de administración interna.

au boulot image by yannik LABBE from Fotolia.com

Los gerentes de administración interna supervisan las tareas de las amas de llave, mucamas y demás personal de limpieza, para asegurar que instalaciones como hoteles, moteles, hospitales, escuelas y edificios gubernamentales estén perfectamente limpios. Algunos gerentes son empleados por las agencias de limpieza o son titulares de un servicio de limpieza. Sus obligaciones incluyen la contratación de empleados, la asignación de tareas, la inspección de los trabajos, la compra de los elementos de trabajo, la investigación de los reclamos y la capacitación de los empleados.

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Administración de personal y de recursos humanos

Los gerentes de administración interna coordinan, planifican y supervisan las tareas asignadas. Realizan entrevistas, contratan y capacitan a los postulantes, y recomiendan a las personas que merecen promociones, transferencias o el despido. Asumen el rol del gerente de recursos humanos resolviendo problemas y disputas, motivando a los empleados y estableciendo estándares de desempeño. También inspeccionan el trabajo de los empleados para asegurar que realizan una limpieza correcta y que alcanzan los estándares de desempeño establecidos. En algunas situaciones de emergencia, como falta de personal, llegan a realizar ellos mismos las tareas de limpieza.

Administración de finanzas y registros

Los gerentes de administración interna preparan informes diarios, semanales y mensuales sobre nómina de empleados, ocupación, presupuesto y gastos del departamento. Además, confeccionan las tarjetas de registro de horario, las facturas de los clientes y los datos de asignación de tareas. Esta última información se obtiene del formulario de egreso del huésped. Se ocupan de avisar a los empleados administrativos o al personal de admisión cuando las habitaciones están listas para volver a ser ocupadas.

Administración de suministros

El equipo de limpieza y los suministros son esenciales para esta industria, razón por la cual los gerentes de administración interna necesitan realizar diariamente un inventario para asegurar una disponibilidad adecuada. Realizan inspecciones semanales de los muebles y equipos para repararlos o reemplazarlos cuando sea necesario. También se encargan de autorizar la entrega nuevos equipos o suministros a los empleados, cuando los necesitan.

Servicio de atención al cliente

Es sumamente crítico en este puesto, estar capacitado para comunicar y evaluar las necesidades de los clientes. Los gerentes de administración interna deben investigar las quejas relativas al servicio de administración interna, tomar las medidas correctivas y hacer las recomendaciones necesarias para mejorarlo en el futuro. También actúan como eslabón entre sus supervisores, pares y empleados, por lo que poseer conocimientos de comunicaciones tecnológicas es esencial. Deben poder brindar información rápida y concisa a los empleados por medio del teléfono, el fax, los formularios del sitio de Internet de la compañía o el correo electrónico.

Educación y capacitación

Periódicamente, los gerentes de administración interna necesitan asistir a cursos de orientación, cursos de capacitación en el puesto de trabajo o reuniones de personal. Este tipo de educación puede incluir información, nueva o ya conocida, sobre políticas de la compañía, información sobre procedimientos de trabajo nuevos o ya conocidos, demostraciones de equipos nuevos, métodos modernos de limpieza, certificaciones o licencias, políticas de compensación y beneficios o discusiones sobre algún reclamo específico presentado por un huésped o un cliente.

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