Todo lo que un organizador de eventos debe saber

Escrito por karen ellis | Traducido por maria julia hernandez
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Todo lo que un organizador de eventos debe saber
Conocer la mejor opción en caterings de la ciudad es un buen comienzo. (party food image by Bartlomiej Nowak from Fotolia.com)

Si siempre te gustó organizar fiestas y tus invitados hablaron de ellas días y días después del evento, entonces puedes ser un buen candidato para la carrera de organizador de eventos. Probablemente ya conozcas la mejor opción en caterings de la ciudad. ¿Quiénes son los artistas más exclusivos? ¿A quién llamar si necesitas alquilar un salón? ¿Tienes un listado de las tiendas para fiestas y sus números telefónicos? ¿Dónde puedes conseguir el mejor precio en flores? ¿Puedes armar un arreglo con ellas? ¿Eres una persona organizada y detallista? Estas son algunas consideraciones que harán de ti un organizador de eventos exitoso.

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Habilidades

Ser un organizador de eventos puede resultar un trabajo divertido, pero también implica mucho trabajo duro. Asegúrate de que tienes el temperamento, la personalidad y las habilidades para ser exitoso. Un buen organizador de eventos debe ser una persona decidida, sociable, creativa y llena de ideas; además debe contar con muchos recursos, con capacidad para negociar, ser organizado, poder atender muchas tareas simultáneas; debe ser muy comunicativo y saber escuchar.

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Un buen organizador de eventos debe atender muchas tareas simultáneas. (woman on two phones image by jimcox40 from Fotolia.com)

¿Especializado o no?

Existen muchas áreas en las cuales un organizador de eventos puede especializarse. Si vas a trabajar en una gran ciudad, es un buen comienzo. Debes especializarte en un área particular como bodas, eventos de caridad, grandes inauguraciones o entregas de premios así todos sabrán a quien llamar. Pero si vives en una ciudad mediana o en un pequeño pueblo, deberás ser conocido como una persona que sabe hacer de todo un poco o elegir una categoría abarcativa que incluya bodas, aniversarios, noches de bodas, por ejemplo. No querrás ser un organizador de eventos especializado en grandes inauguraciones para descubrir que no existe tanto trabajo en esa área.

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No querrás elegir un área para descubrir que no existe tanto trabajo (Bankrupt. Businessman with empty pockets (with clipping paths) . image by Vitaliy Pakhnyushchyy from Fotolia.com)

Clientes

Debes tener un espacio apropiado para atender a tus clientes. Si tu casa está ubicada en una buena zona, entonces debes considerar trabajar en casa y destinar una habitación para tu oficina comercial. Por otro lado, debes generar un espacio que sea propicio para reunirte con tus clientes y dialogar acerca de los detalles de su evento. Recuerda que tu oficina es la primera impresión que se llevan de ti, así que asegúrate de que esté bien decorada y prolija ya que refleja lo que tu eres. Debes estar siempre disponible para tus clientes, lo que significa que debes tener tu teléfono celular siempre encendido y ser flexible para encontrarte con ellos en otros lugares que no sean tu oficina. Siempre trata de estar en contacto con tus clientes para que haya una buena comunicación, no es sólo tranquilizador para ellos sino que además te mantendrá al tanto de cualquier cambio.

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Siempre trata de estar en contacto con tus clientes para que haya una buena comunicación (Girl in office image by Rebirth from Fotolia.com)

Vendedores

Como organizador de eventos debes trabajar muy cerca de los vendedores, por lo que debes tener una buena relación con ellos. Debes saber con quienes puedes contar y quienes son los que te proveen del mejor servicio y/o producto al mejor precio. Siempre charla con ellos los detalles para asegurarte que están hablando de lo mismo cuando traten precios, fechas, lugares y otros pormenores.

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Debes saber con quienes puedes contar y quienes son los que te proveen del mejor servicio y/o producto al mejor precio. (WAR AGAINST BIG PRICE POSTER image by Spartak from Fotolia.com)

¡Preparado!

Un organizador de eventos siempre está preparado. Ningún evento transcurre sin algún problema, por eso debes tener siempre un "plan B" para esos imprevistos. Debes ser una persona segura, que piensa rápido, y que no se pone nerviosa ante un cambio de último momento. Un organizador de eventos siempre llega temprano para asegurarse que todo está dispuesto de la manera adecuada, siempre listo para ayudar allí donde se necesite o para reemplazar a algún empleado que está ausente. Y siempre se queda hasta el final para asegurarse que cada detalle de la limpieza esté terminado.

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Un organizador de eventos debe asegurarse que cada detalle de la limpieza esté terminado. (ménage image by séb_compiegne from Fotolia.com)

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