Cómo organizar archivos y carpetas de oficina

Escrito por catherine chase | Traducido por maría marcela mennucci
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Cómo organizar archivos y carpetas de oficina
Designa a tu escritorio sólo como área de trabajo: limpia lo que se acumule al final del día. (at the office image by Pix by Marti from Fotolia.com)

Si encuentras que pasas horas buscando un cierto documento o archivo, puede que sea hora de revisar tu sistema de organización de la oficina. Si tienes muchos archivos y carpetas, puede que tardes un tiempo en revisarlos todos y organizarlos. Sin embargo, al final habrá valido la pena, porque sabrás exactamente dónde encontrar cada cosa. Si te sientes sobrepasado enfrentando toda la oficina al mismo tiempo, intenta organizar un área por día hasta que hayas terminado.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Necesitarás

  • Bandeja de entrada/bandeja de salida
  • Archivos
  • Carpetas
  • Etiquetas
  • Archivador/Caja para archivos

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Instrucciones

  1. 1

    Coloca una bandeja de entrada y una de salida en una esquina de tu escritorio. Mantén todas las facturas, notas, y otros elementos para ser enviados o distribuidos en la bandeja de salida. Envíalos diariamente. Coloca los archivos, documentos y correo entrante en la bandeja de entrada. Además, encárgate o archiva estos elementos, de manera que no se acumulen cosas.

  2. 2

    Crea categorías para tus archivos y carpetas. Estas variarán según el tipo de empresa. Algunas categorías pueden ser etiquetas obvias como clientes, información impositiva, proveedores y proyectos próximos. Enfócate en clasificar todos tus documentos en estas categorías grandes.

  3. 3

    Divide las grandes categorías en otras más pequeñas, si corresponde. Por ejemplo, si tu negocio tiene clientes, crea una carpeta para cada uno. Si los documentos de un cliente son muchos como para entrar en sólo una carpeta, divide la categoría aún más. Separa los archivos de los clientes en diferentes carpetas para diferentes tipos de documentos.

  4. 4

    Etiqueta todos tus archivos. CNN Money recomienda etiquetar archivos según cómo te gustará buscarlos. Por ejemplo, en lugar de etiquetar un archivo poco claramente como "Formulario", etiquétalo como "Facturas", o con una categoría similar. Esto facilita encontrar los documentos rápidamente.

  5. 5

    Coloca todos tus documentos en un archivador, caja para archivos o un recipiente similar. Si tienes muchos archivos, mantén los que usas más seguido al lado de tu escritorio. Si no tienes espacio en la oficina, mantén los archivos que sólo usas una vez por año en un compartimento de almacenamiento separado o en otra habitación.

  6. 6

    Mantén una pila de documentos separada designada para la basura a medida que revisas tus archivos. Triturar oportunamente los documentos viejos e irrelevantes es la clave para mantener una oficina organizada. Si no estás seguro de si puedes descartar algún documento, designa una carpeta para posible basura y coloca el documento archivado ahí hasta que puedas triturarlo.

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